Glem å nevne at brevet ditt har vedlegg og en potensiell arbeidsgiver som leser følgebrevet, kan aldri se ditt CV eller en medarbeider kan tro at du ikke sendte henne rapporten hun ba om. Uansett selve vedlegget må du informere leseren om dens tilstedeværelse. Denne veiledningen beskriver hvordan du korrekt skal angi innhegninger ved hjelp av det populære blokkeringsformatet.
Bruk firma eller personlig stasjonær med returadresseinformasjon. Hvis du ikke har ditt eget brevpapir, kan du lage en ved hjelp av tekstbehandlingsprogram. Legg inn returadressen din øverst på siden.
Legg datoen 13 linjer ned fra toppen av siden. Omgå dagen. Stave ut måneden i sin helhet. Følg datonummeret med et komma og bruk fire sifre for året. Eksempel: 3. januar 2010.
Opprett en adresseblokk to tomme linjer under datoen. Ta med leserens navn, tittel, firma, gateadresse og byinformasjon. Bruk riktig to-bokstav forkortelse for tilstander. Eksempel:
Ms Pamela Ives daglig leder Acme Toy Company 000 Main Street Sparks, NV 89434
Skriv en hilsen etter en enkelt blindlinje. Begynn din hilsen med "Kjære" etterfulgt av "Ms." eller "Mr." etterfulgt av leserens etternavn og et kolon. For uformelle brev er det akseptabelt å bruke et komma i stedet for et kolon.
Skriv bokstavets kropp etter en enkelt tomlinje. Nevn vedleggene i brevets brev slik at leseren vet å se etter flere papirer. Plasser en enkelt tom linje mellom hvert avsnitt. Ikke plasser et innrykk i begynnelsen av hvert avsnitt.
Plasser en blank linje mellom kroppen til brevet og den gratis lukkingen. "Vennlig hilsen", "Med vennlig hilsen" og "Cordially" er alle akseptable valg. Følg de avsluttende ordene dine med komma.
Skriv inn navnet ditt tre tomme linjer under lukk. Plasser tittelen direkte under navnet ditt hvis det er aktuelt.
Skriv ordet "Enclosure" en tom linje under ditt skrevet navn eller tittel. Dette er en ekstra påminnelse for leseren.
Skriv inn navnet ditt i mellomrommet mellom navnet og navnet ditt. Bruk en penn.
Tips
-
Hvis du er medlem av administrativt supportpersonell og skriver et brev til noen andre, må du registrere det siste utkastet, men legg inn initialene dine med små bokstaver mellom innhegningsnotatet og signaturblokken.
