Ifølge Bureau of Labor Statistics er det over fire millioner sekretærer og administrative assistenter i USA. Mens vilkårene sekretær og administrativ assistent ofte benyttes om hverandre, er det i noen selskaper noen viktige forskjeller mellom de to stillingene, inkludert arbeidsoppgaver, ansvarsnivå og utdanningsnivået som kreves for å utføre jobben.
Definisjon av sekretær
Generelt er en sekretær noen som strengt utfører klær- og støtteoppgaver, for eksempel skriving, diktering, arkivering eller kopiering. Sekretærer svarer også på telefoner og leverer meldinger, sorterer og leverer post og, i noen selskaper, håndterer mottakstjenester. Sekretærer tar ofte møter minutter også. I de fleste tilfeller overvåker sekretærene ikke personalet eller har makten til å delegere oppgaver.
Definisjon av administrativ assistent
Administrativ assistent, i motsetning til sekretærer, har generelt plikter som strekker seg utover klerkefunksjoner. Administrativ assistenter håndterer ofte arbeidsgiverens kalendere, gjør reisearrangementer, utkast til dokumenter og muligens jobber med sjefen og andre ansatte på prosjekter. De klarer ofte vedlikehold av kontorutstyr og jobber med leverandører for å kjøpe forsyninger og forhandle priser og kontrakter. Administrative assistenter hos enkelte selskaper kan også føre tilsyn med andre kontoransatte.
Utdanningskrav
Selv om det er mulig å lande en sekretærstilling på grunnnivå med videregående opplæring, for mer avanserte administrative stillinger, som for eksempel sekretærer eller utøvende assistenter, blir det stadig viktigere for kandidatene å ha en høyskole eller betydelig arbeidserfaring, så mange administrative assistenter jobber tett med ledere på høyt nivå prosjekter. For å jobbe som juridisk eller medisinsk sekretær, må du generelt fullføre et spesialisert program for å lære terminologien og prosedyrene knyttet til feltet.
Ferdighetskrav
Utmerket datamaskin-, kontorutstyr og skrivefag er et krav for både sekretærer og administrative assistenter. Det er også viktig å ha gode kommunikasjons- og mellommenneskelige ferdigheter, da begge disse stillingene generelt krever samhandling med publikum og medarbeidere. Organisasjon er også viktig for sekretærer og administrative assistenter, da deres jobb ofte er fokusert på å holde andre organisert. Ifølge presidiet for arbeidsstatistikk, som ledere og andre fagfolk tar på seg flere oppgaver som tradisjonelt håndteres av sekretærer, for eksempel tekstbehandling, vil etterspørselen etter strengt arbeidstakere falle, mens administrative assistentroller vil utvide seg.
Betale
Generelt tjener administrative assistenter mer enn sekretærer. Ifølge Arbeidsstatistikkbyrået er gjennomsnittlig lønn for en sekretær $ 29.050 per år, fra 2008. Juridiske, medisinske og administrerende sekretærer tjener mer, mens noen sekretærer tjener mer enn $ 50 000 per år. Administrative assistenter tjener i gjennomsnitt $ 40,030 per år, med noen ledende assistenter som tjener mer enn $ 60.000 per år. Faktisk lønn bestemmes av geografisk plassering, utdanning, erfaring og industri.
2016 Lønninformasjon for sekretærer og administrative assistenter
Sekretærer og administrative assistenter oppnådde en gjennomsnittlig årslønn på $ 38.730 i 2016, ifølge US Bureau of Labor Statistics. På den lave enden fikk sekretærer og administrative assistenter en 25 prosentpoengslønn på $ 30 500, noe som betyr at 75 prosent tjente mer enn dette beløpet. Den 75. percentile lønnen er $ 48.680, noe som betyr at 25 prosent tjener mer. I 2016 var 3.990.400 personer ansatt i USA som sekretærer og administrative assistenter.
