Å lage arbeidsplaner kan være komplisert, avhengig av hvor mange ansatte du prøver å administrere. Mengden skift i en gitt dag, lengde og antall ansatte som trengs for å effektivt fylle hvert skifte er de viktigste faktorene som er involvert i å lage en arbeidsplan. Overtid og arbeidsmønster bør også vurderes, spesielt når det gjelder en arbeidsplan som inkluderer arbeidshelger. For å gjøre det enklere for den som oppretter tidsplanen og for de ansatte, kan det være lettere å operere på faste skift (arbeider samtidig for hver planlagt dag).
Elementer du trenger
-
Medarbeiderlisten
-
Datamaskin
-
Skriver
Bruksanvisning
Del arbeidsdagen i definerbare skift. Avhengig av hvor mange timer bedriften er åpen hver dag, kan et enkelt skifte vare mellom 8 og 12 timer. Typen av arbeid involvert spiller en rolle i å bestemme lengden på et skifte. Miljøforhold (ekstrem varme og kulde, tung fysisk arbeidskraft) kan være avgjørende for at arbeidstakernes helse og sikkerhet alltid bør vurderes.
Bestem hvor mange ansatte som skal jobbe under hvert skifte. Bedrifter som sysselsetter begrenset personell, har sjelden mer enn noen få personer som arbeider under hvert skifte, men større bedrifter krever at flere ansatte jobber samtidig. I detaljhandelssituasjoner er det ofte behov for flere ansatte på bestemte dager (helger) og noen ganger i bestemte tider av dagen eller året.
Lag et on-off arbeidsmønster. Hvis bedriften din er åpen 7 dager i uken, kan den vanlige mandag til fredag tidsplan ikke gjelde for alle ansatte. Hvis det er mulig, prøv å sikre at ansatte har to sammenhengende dager, uansett hva de eksakte dagene er.
Skille ansatte inn i full- og deltidsgrupper. Når det gjelder planlegging, bør heltidsansatte jobbe 40 timer i uken (alt som regnes som overtid) mens deltidsansatte jobber etter behov av selskapet. Legg inn hver ansattes foretrukne skiftealternativer (dager, ettermiddager, kvelder) slik at de kan motta et mer vanlig arbeidsmønster.
Skriv ut en grov tidsplan ved å bruke all den innsamlede informasjonen. Du kan gjøre dette ved å lage din egen kalender på datamaskinen eller ved å bruke en stor stasjonær kalender. Del hver dag i skift og fyll inn ansattes navn for hvert skifte. Legg inn en ansatt om gangen i tidsplanen, slik at det er lettere å holde oversikt over deres skift og arbeidsmønster.
Tips
-
Husk å inkludere eventuelle feriedager som ansatte kan ha bedt om i planleggingsperioden.
Bare planlegg overtid når det er nødvendig, siden overdreven overtid kan føre til lav ansattes moral.
Hold deg til enten en fast eller roterende tidsplan i stedet for å skifte mellom de to.
