Mange cringe når de hører at de må delta på et forretningsmøte. De er redd for at det vil være en sløsing med tid som begynner sent, og gjør ingenting eller at det vil bli dominert av en eller to personer. Disse vanlige problemene kan unngås ved å bruke riktig forretningsmøte etikette. Etikettregler gir deg mulighet til å lede møtet mer effektivt og for å sikre at det er produktivt.
Dagsorden
Lag en agenda før møtet, og distribuere det til alle som har blitt invitert til å delta. Dette vil tillate folk å bestemme om de virkelig må være til stede på møtet. Ellers kan det hende at noen oppdager at dagsordenen ikke er relevant for ham eller henne. Dagsordenen er også en nøytral berøringspunkt for å holde møtet fokusert. Hvis diskusjonen begynner å vandre, kan du si noe som: "Ifølge dagsordenen skal vi snakke om hva vi trenger for introduksjonen av det nye produktet. La oss komme tilbake til det aktuelle emnet."
Rute
Planlegg nok tid til møtet for å tillate deg å oppnå elementene på dagsordenen uten å spørre deltakere om å gjøre for stor av en tidsforpliktelse. Start møtet omgående for å belønne de som viste seg i tide. Hvis du blir vant til å starte sent, vil dette belønne folk som vanligvis kommer opp noen minutter forbi den angitte starttiden. Hvis du har et rykte for å starte rett tid, vil folk lære å dukke opp på riktig tidspunkt for å unngå ubehag i å gå inn når møtet allerede har startet.
Slutt møtet på den angitte tiden. Dette viser respekt for andres tidsplaner, siden noen av deltakerne kan ha planlagt andre forpliktelser etter møtet. Hvis det er uferdig virksomhet, planlegg et annet møte.
Deltakelse
Oppmuntre deltakelse av alle i rommet, og opprettholde et trygt miljø for innspill. Folk kan være redd for å snakke om de tror at en eller to dominerende medarbeidere umiddelbart vil skyte dem ned. Implementere en regel om "Bare én person snakker om gangen", og håndhever det strengt. Hvis noen prøver å avbryte, si: "Dette er Sherrys tid til å snakke. Husk at vi alle var enige om at ingen ville forstyrre når noen andre snakker." Hvis noen deltakere fremdeles er motvillige til å gi innspill, kan du prøve en metode som å gå rundt i rommet for å få hver persons tilbakemelding på emnet for hånden. På den måten trenger en sjenert person ikke å bekymre seg for å finne riktig tidspunkt for å snakke opp.
Konklusjon
På slutten av møtet oppsummerer du det som ble diskutert og eventuelle beslutninger som ble gjort. Bekreft eventuelle handlinger, personer som skal håndtere dem og frister. Dette gir deltakerne en sjanse til å snakke om de ikke er enige med sammendraget. Hvis alle er på samme side, bruker du sammendraget til å lage møtenotater og sende dem ut umiddelbart. De skal ikke gå ut senere enn dagen etter møtet.
