Å presentere deg selv ansikt til ansikt er grei siden det er en etablert konvensjon å følge. Uansett vil du riste hendene med din nye bekjentskap og fortelle henne navnet ditt. Å komme ut via e-post er vanskeligere. Hva er riktig hilsen? Hvor formell skal du være? Som med enhver bedriftskommunikasjon er det visse regler du bør følge for å holde meldingen profesjonell.
Utarbeide en overbevisende emnelinje
Siden meldingen din kan konkurrere med 500 andre i mottakerens innboks, må du lage en emnelinje som vil oppfordre mottakeren til å åpne e-posten din. Nevn her er noen som har henvist deg - "Jennifer Williams foreslo at jeg kontakter deg" - siden kjennskap kan oppmuntre potensialet til å klikke gjennom. Eller du kan nevne formålet med e-posten din. "Spørre om cateringtjenester" bør lokke mottakeren til å klikke. Hold emnelinjen under 30 tegn, så den er lesbar på en smarttelefon.
Bruk en formell hilsen
E-post er anerkjent som en mindre formell kommunikasjonsmetode enn forretningsbrev, og du kan bli fristet til å informere mottakeren uformelt, for eksempel "Hei David." Dette er greit hvis du kjenner personen eller jobber i en uformell bransje, men Det er ikke hensiktsmessig hvis du sender e-post til noen i en konservativ industri som økonomi eller regjeringen. Hvis du er i tvil, "Kjære Mr. Matterson," eller bare "Mr. Matterson "vil fungere helt fint.
Introduser deg selv
Gi navn, jobbtittel og andre detaljer som vil være relevante for mottakeren. Dette er din mulighet til å gjøre en menneskelig forbindelse med mottakeren, for eksempel ved å nevne en skole, arbeidsplass eller industri som du har til felles. For eksempel kan du skrive, "Mitt navn er Sonia Jindal. Jeg er en kollega med UCLA alun som arbeider i grafisk design. "Å nevne en felles bekjentskap er et pluss siden mottakeren kan være mer mottakelig hvis du har blitt henvist av noen hun kjenner og stoler på.
Forklar hva du vil
Forklar hvorfor du skriver. Hold beskjeden klar og konsis for å unngå misforståelser. "Jeg jobber for ABC Company, og jeg vil gjerne fortelle deg om en begivenhet vi lanserer" er bedre enn "Spennende nyheter om vår nye begivenhet!" Ta med et klart anrop til handling ved å fortelle mottakeren hva du vil skje neste. For å planlegge et oppfølgingssamtal, for eksempel, kan du skrive, "Jeg vil gjerne planlegge en samtale for å diskutere saken videre, siden det er stort potensial for oss å samarbeide. Skal mandag ettermiddag jobbe for deg?"
Slutt med takknemlighet
Takk mottakeren for sin tid og oppmerksomhet. E-postmeldinger som slutter i takknemlighet, mottar en økning på 36 prosent på gjennomsnittlig responsrate. Gode muligheter inkluderer "takk på forhånd," "takk så mye for din tid," eller bare "takk". Skriv av med ditt navn og kontaktinformasjon.
Ikke glem å redigere
Pass på å korrekturlese e-posten din før du sender den. Du har bare en sjanse til å gjøre et førsteinntrykk, og stavfeil kan få deg til å se uprofesjonell. Pass på at grammatikken din også er tom, og at du bruker full setninger og formell skrift, i stedet for å bruke forkortelser og uttrykk du kan bruke sammen med venner, men ikke med en sjef.
Det kan bidra til å skrive ut brevet og lese det høyt, og hvis du har noen rundt, spør en venn eller slektning om å lese over det du skrev også.
