Dokumentasjon er en del av det daglige livet i verden av personlig, finansiell og generell datainnsamling, og derfor er det bare riktig at periodiske revisjoner utføres på metodene for håndtering av dokumenter. Revisjonen viser hvilke tiltak som gjennomføres, metoder som bør endres, og måter å gjøre slike endringer på.
Anskaffelsesprosedyre
En organisasjon bør periodisk kontrollere om prosedyren for innkjøp av dokumenter overholdes. Revisjonen kan vise om organisasjonen for øyeblikket har en metode for å håndtere dokumentasjon, om nødvendige dokumenter er godkjent av autorisert personell og hvor effektivt dokumentendringer håndteres. Denne delen av revisjonen kan også vise hvor tilgjengelige dokumenter er.
Dokumentoppbevaring
Dokumenter kan lagres som harddisk eller datastyrt filer. Revisjonen kan vise om lagringssystemer er opprettet i henhold til organisasjonens behov. Revisjonen bør også vise hvor lenge både harddisk og datastyrte dokumenter er lagret på filen. Revisjonen må avgjøre om dokumenter holdes i god stand og beskyttet mot skade, forringelse eller tap.
Beskrivelse av dokumenter
Revisjonen bør verifisere hvordan dokumenter beskrives i en organisasjons arkiveringssystem. Dokumentasjon kan være oppført etter navn, nummer eller i beskrivende form. Et dokument kan ha en kort, relevant beskrivelse for å gjøre det lettere å finne. Revisjonen skal vise om dokumenter er arkivert systematisk etter versjonsnummer og revisjonsdato.
