En Business Week-artikkel i juni 1975 introduserte ideen om det papirløse kontoret. Kontorer bruker imidlertid fortsatt papir og i mange tilfeller store mengder papirprodukter. Og med veksten av hjemmebedrifter og hjemmekontorer brukes flere og flere papir. Ansvarlig styring av kontorspapiret innebærer ikke bare å vite hva du skal kjøpe og hvor du skal lagre papirvarer, men også hvordan du kan redusere bruken, hvordan du bruker gammelt papirvarer og hvordan du kan resirkulere skrivesaker.
Elementer du trenger
-
Papirvarer forsyninger
-
Oppbevaringsplass
Ta oversikt over hvilket brevpapir kontoret allerede har ved å lage en liste over hver type (filer, papirputer, brevpapir osv.) Og mengden av hver. Se i det angitte papirmagasinet hvis det er en, og spør folk hva de har på skrivebordet.
Spør folk hva slags skrivesaker de bruker for øyeblikket og hvor mye de anslår at de vil bruke i de neste tre månedene. Start en hovedliste. Også, finn ut hva skrivesaker folk ønsker at det ikke er tilgjengelig for dem.
Sammenlign hovedlisten over hva folk trenger i de neste tre månedene til listen over hvilket brevpapir som allerede er tilgjengelig på kontoret.
Vurder å gjenbruke brevpapir som bare delvis er brukt. Kutt ned papir som har skrive eller kopiere bare på den ene siden og bind eller klipp det sammen for å danne notisblokk. Fordel gamle visitkort for folk å lage notater eller lister på. Bruk gamle konvolutter til å holde kvitteringer eller som filmapper. Oppfordre folk til å utvikle egne måter å gjenbruke papir på.
Velg hvor du skal kjøpe papirvarer ved å sammenligne priser. Sjekk om leverandørene tilbyr rabatter for bulkkjøp, og om de tilbyr et hyppig kjøperkort for ekstra besparelser. Sammenlign priser for tilpasset trykt firma brevpapir. Prisene på en lokal skriver kan være sammenlignbare med en stor papirvarebutikk.
Sett en plass til å lagre kontorpapiret. Dette kan være et skap eller bare skuff i et arkivskap. Bestem en metode for hvordan kontorarbeidere skal få tilgang til skrivesaker. Hvis dispensering av brevpapir vil bli kontrollert, tilordne en person å beholde nøkkelen og utvikle et system der folk må logge ut hva som helst brevpapir de tar. Ordne brevpapiret i rommet, og hold lignende gjenstander sammen.
Sett opp en tidsplan for jevnlig å sjekke lageret av papirvarer og ombestille rekvisita. Abonner på nyhetsbrevene til leverandørene dine for å holde deg informert om kampanjer eller salg.
Tips
-
Sett opp resirkulerbare hyller for brukt skrivesaker og oppfordrer folk til å bruke dem. Tøm eventuelt papir som inneholder konfidensiell informasjon, og ta alt papir til ditt lokale resirkuleringssenter.
