Alle har hatt en dårlig kundeservice opplevelse, og i denne dag og alder forventer vi mer for pengene våre. Hvis du skriver et riktig ordbokstav til den riktige personen for å forklare hva som skjedde, kan du få en tilbakebetaling eller en erstatning, avhengig av problemet ditt.
Samle fakta. Hvis du har kvittering fra et kjøp, har du det foran deg. Sørg for at du kjenner dato og tidspunkt for hendelsen, samt navnet på den ansattes ansvarlige, hvis det er mulig.
Krabb ned dine klager først. Noen ganger etter en opplevelse med dårlig kundeservice, kan du være sint og ikke tenke rasjonelt. Skrap det hele først og få det ut av systemet ditt!
Finn ut hvem du skal adressere brevet til. Hvis en ansatt behandlet deg dårlig, kan du finne ut hvem butikkansvarlig er. En rask titt på nettet eller en kort telefonsamtale finner deg denne informasjonen. Hvis det var en leder, må du finne ut hvem eieren eller regionansvarlig er for å få brevet til høyre. Mange større selskaper har et skjema du kan fylle ut på linje, men de får nesten aldri svar. Det er bedre å skrive og sende ditt eget brev.
Begynn å skrive brevet. I første ledd, prøv å nevne noe godt om virksomheten eller opplevelsen. Hvis du har handlet der før uten problemer, fortell dem det. Å legge til noen positive kommentarer vil bidra til den generelle tonen i brevet.
I følgende avsnitt (e), forklar situasjonen. Oppgi dato, tid og ansattes navn og gå inn i detaljer om hva som gikk galt og hvorfor det var uakseptabelt for deg.
Etter din liste over klager legger du til et avsnitt med det du ber om å gjøre ting riktig. Hvis du gikk ut for å spise og maten var forferdelig, be om et gratis måltid, slik at du kan gi sin restaurant en ny sjanse. Hvis produktet var søppel, be om refusjon, så du kan kjøpe et bedre produkt andre steder. Hvis du bare skriver for å gjøre dem oppmerksomme på en dårlig situasjon, fortell dem det.
Lukk brevet ditt igjen ved å si noe positivt om selskapet eller tjenesten.
Skriv ditt brev og legg til navn, adresse og telefonnummer under din signatur, slik at lederen / eieren kan kontakte deg.
Den beste måten å få dette brevet til i høyre hender er å levere det, hvis det er mulig. Hvis situasjonen skjedde lokalt, gå inn i butikken og be om å snakke med personen du adresserte brevet til. Dette gir deg mye raskere resultater. Du kan forklare brevet da og der, eller du kan bare gi den til dem og forlate.
Hvis håndlevering ikke er mulig, mail brevet.
Gi lederen en uke eller så for å komme tilbake til deg. Hvis du ikke hører noe etter den tiden, ring dem og spør om brevet ditt er mottatt. Ofte jobber de med en plan for å beholde deg som kunde og noen ganger tar det mer enn noen få dager å finne ut.
Hvis selskapet gjør alt i deres makt for å gjøre ting riktig, fortell folk det. God kundeservice fortjener å bli spredt av ord til munn!
Tips
-
Ikke skriv brevet når du er fortsatt sint. Gi deg selv noen dager til å roe ned om nødvendig.
