Alle kan sette pris på synet av en opptatt, høyt nivå executive, sittende bak et stort skrivebord uten så mye som et stykke papir - enda mindre en flekk av støv - i sikte. Utseelser troende virkeligheten, for den utøvende er sannsynligvis like opptatt som du er, men han har funnet en måte å organisere kontorets arbeidsbelastning på. Du kan også, så lenge du utvikler et system som fungerer for deg. Dette kan bety at du bruker noen "prøvde og sanne" teknikker mens du avviser andre.Som den øverste lederen, husk at du er ansvarlig, og at det krever at du tar kontroll over arbeidsbelastningen før den griper kontroll over deg.
Opprett et arkiveringssystem - elektronisk og papir - slik at du umiddelbart kan dispensere med informasjon når du er ferdig med å gjennomgå det. Mange forretningsfolk er "master stackers", noe som betyr at de pleier å samle bunker med papir som til slutt overvelder dem. Gjør en forpliktelse til å jobbe med et prosjekt, og da, når du er ferdig, send det øyeblikkelig. For papirfiler, opprett et fargekodet filsystem, med hver farge betegner en melding som er meningsfull for deg. For eksempel implementere et trefarget hierarkisystem der grønt betyr "høy prioritet," gul betyr "moderat prioritet" og rød betyr "lav prioritet. Eller, for å redusere antall filer på skrivebordet ditt, bruk et tofargesystem. Følg samme logikk for å lage et dataregistreringssystem.
Lag en daglig gjøremålsliste og hold den med deg til enhver tid for å holde deg fokusert og på sporet. Kryss av oppgaver når du fullfører dem. På samme måte, hold en kalender med deg til enhver tid, kryssreferrere de to etter behov. Gå gjennom oppgavelisten din på slutten av hver dag og begynnelsen av hver ny dag for å sementere dine daglige forpliktelser i tankene dine.
Fastsett frister og tidsfrister for hver av oppgavene, være optimistiske, men også realistiske. Vær spesielt oppmerksom på tiden du brukte til å lese og svare på e-postmeldinger, da det er utrolig enkelt å bli sugd inn i den tidkrevende "e-vortexen". Merk dine e-postmeldinger med "høy prioritet" -meldinger for å fokusere på dine anstrengelser - og Deretter bestemmer du om du vil svare på det eller ikke.
Begynn telefonsamtaler og møter med et anslag på deres varighet - og se på klokken og hold deg til planen. Folk vil respektere disiplinen din hvis du sier noe som: "Som jeg vet er vi alle opptatt, la oss prøve vårt beste for å holde denne telefonsamtalen eller møte i 30 minutter."
Angi grenser for kollegaer som kan forsøke å forsone deg i en lang lunsj eller en langvarig samtale om deres forferdelige blinde, dateres natten før. Mens noe sosialt samspill er viktig for å bygge relasjoner blant kollegaer, vær forsiktig så du ikke går ut av hånden og kaster en kurveball i din ellers velstrukturerte arbeidsdag.
Tenk på multitasking. Du tror kanskje at du snakker i telefon, skriver en e-post og vurderer et markedsføringsforslag, gjør deg til en super medarbeider, men faktisk kan du spre din oppmerksomhet og i stedet være kontraproduktiv. Hvis du må, tvinge deg til å fokusere oppmerksomheten din på en oppgave om gangen, og sammenlign resultatene med multitasking-modusen for å organisere arbeidsbelastningen.
Vurder din nåværende arbeidsbelastning før du godtar å påta seg nye ansvarsområder. Selv om mange ansatte antar at de skal gå opp og aldri si nei til slike forespørsler, vurder nøye om du har tid til å fullføre oppgavene, og om de kan oppnås i henhold til dine egne høye standarder.
Rådfør deg med din veileder for å sikre at du er på rett spor med planen om å organisere kontorets arbeidsbelastning. Se gjennom handlingsplanen din og be om tilbakemelding.
