I teknologiens dag og alder, redundanseprosesser, terabyte, gigabyte og duplikatkopier av informasjon, er rekordstyring en verdslig, men kritisk praksis som alle organisasjoner burde ha spikret ned. Flere og oftere er tilnærmingen til å opprettholde datafiler blir brød og smør av god beslutningsprosess.
Hva Opptaksstyring innebærer
Rekordbehandling innebærer flere områder for datainnsamling, lagring og til slutt riktig ødeleggelse. Vitenskapen er brutt inn i flere kategorier: Inndata og innsamling, lagring, redundans og sikkerhetskopiering og reduksjon. Inntastingen og samlingen etablerer protokoller for ansatte som følger med på hvordan data opprettes og arkiveringssystemet det skal følge for enkel henting senere. Det spesifiserer også hva som skal holdes og hva som ikke skal. Lagring kan innebære både hardcopy og elektroniske filer og etablerer parametere på hvilke lagringsmidler som er tillatt og hva som ikke er (dvs. harddisker versus papirmapper mot nettverk eller flash-stasjoner). Redundans og sikkerhetskopiering innebærer å opprettholde sikkerhetskopier av viktig informasjon i tilfelle katastrofe. Og til slutt spesifiserer reduksjonen de tillatte metodene for data ødeleggelse og eliminering fra forretningssystemene.
Statistisk hjelp til beslutningsprosesser
Rekordbehandling gir enkel samling av statistikk. Mye av beslutningsprosesser er basert på trendanalyse. Trendanalyse er utviklet og bygget basert på å finne mønstre i informasjon og data og gjøre konklusjoner om oppførselen til disse mønstrene. Jo bedre informasjonsstyring, bedre trendanalyse og relatert forretningskunnskap har en tendens til å være.
Unngå informasjonstap
En annen viktig komponent i registeradministrasjon er å forhindre tap av data. Det kan skje veldig enkelt: en fil er slettet, feil mappe er ristet, en dårlig medarbeider går ut av bygningen med sensitive data.
Rekordadministrasjon sørger for at det finnes forebyggende prosesser for å organisere og lagre informasjon på en beskyttet måte. Deretter blir redundansene satt i spill som sikkerhetskopieringssystemer og flere kopieringsarkiver, så hvis et filsystem blir ødelagt, kan det raskt erstattes av en nylig kopi. Til slutt, sikkerhetsforanstaltninger hjelper med å ta opp poster som blir manipulert, noe som kan sette i fare for selskapets velvære og interesser.
Organisasjonsfordeler
Opptakshåndtering forbedrer effektiviteten. Data blir funnet raskere, enklere og beslutningstaking forbedret ved umiddelbar analyse og informasjonssøking. Bedre lagring reduserer ressursavfall. Mindre papir- og lagringssystemplass brukes når riktig protokoller følges. Ulykkelig ødeleggelse og permanent tap unngås når riktig oppbevaring av ledningen sikrer at det finnes nye sikkerhetskopier. Records Management opprettholder også en papirspor for å forsvare selskapets handlinger under rettssaker. Endelig hjelper registreringsadministrasjonen til å opprettholde god organisering når det gjelder å reagere, svare på og betjene kunder eller prosjekter. Ved å holde et organisert informasjonssamlingssystem, kan verdifulle data og informasjon hentes når det er nødvendig for en kunde eller et prosjekt.
Outsourcing som et alternativ
Mange bedrifter vil forbli dedikert til sine kjernespesialiteter og vil ikke være så plaget med å opprettholde datasystemer. I slike tilfeller kan det være svært fordelaktig å bruke en partner eller leverandør til å vedlikeholde og designe rekordbehandling slik at klientfirmaet bare kan fokusere på kjernevirksomheten. Administrasjonen koker bare ned til å betale for en tjeneste som sikrer at den lagrede informasjonen samles inn og vedlikeholdes ettersom kunden trenger det for beslutningstaking. Mange større bedrifter har flyttet mot denne retningen for å være mer effektive, noen ganger outsourcing bare backup tjenester og andre snu over hele platesystemer til leverandører for bedre styring.
