Data må alltid være lett tilgjengelig slik at ansatte kan jobbe med data når som helst og hvor som helst. Internett har vært et nyttig verktøy for å øke datatilgjengelighet. Å ha data tilgjengelig online for å få tilgang til - når en medarbeider reiser, for eksempel - er en teknikk som brukes til å håndtere store mengder data.
Dataregistrering
En del av dataadministrasjonsteknikker oppstår før dataene selv kommer inn i databasen. Dataene må være korrekte ved første oppføring, noe som betyr at den som opprinnelig korrigerer dataene, må registrere dataene riktig. For eksempel, når en kunde rapporterer en adresseendring via telefonen, må kundeservicerepresentanten høre kunden riktig slik at adressen er riktig inntatt i databasen. Én teknikk for å unngå feil er å gjenta informasjonen tilbake til kunden.
Data backup
Data som går tapt, kan ha en negativ effekt på selskapet ved å koste selskapets tid som det forsøker å erstatte tapte data, ifølge IBM. Bedrifter stole ofte på sikkerhetskopieringsmetoder som lagrer viktig informasjon, slik at denne informasjonen kan hentes i tilfelle denne informasjonen går tapt.
Data rensing
Data rensing er en handling for å fikse feil data, konsolidere data og slette irrelevante data. Datarensing bruker både automatiserte programvare og manuell inngang fra en databaseadministrator. Mens datarensing fjerner feil og kan øke selskapets produktivitet og lagringsplass, kan datarensingsprosessen være dyrt og tidkrevende.
Erstatningsdata
Data blir noen ganger sikkerhetskopiert av programvare, som tidligere nevnt. Når et stykke data endres uansett grunn og dataene slutter å fungere skikkelig, kan dataene erstattes av sikkerhetskopieringsdataene som fungerte tidligere. Deretter kan programmererne bestemme hvilke endringer som har ødelagt dataene og bestemme hvordan disse dataene kan bli bedre oppdatert i fremtiden.
Kunde Data Entry
Bedrifter kan sette opp nettsteder som tillater kunder å skrive inn data direkte. Denne direkte dataregistreringen sparer selskapets penger ved ikke å kreve at de ansatte en ansatt for å fylle ut de nødvendige skjemaene. Kunder kan også rette dataene selv om det er feil. Ikke alle kunder er imidlertid teknisk kunnskapsrike nok til å vite hvordan man får tilgang til elektroniske databaser via Internett.
Dobbeltsjekket
Data som er svært avgjørende bør alltid kontrolleres av to par øyne. Når en ansatt redigerer data, bør disse dataene redigeres ved hjelp av en annen farge for å indikere at endringen ble gjort. Deretter kan en annen ansatt se på dataredigeringen for å sikre at det ikke ble gjort feil.
Datakonsulenter
Mange konsulentfirmaer spesialiserer seg på datakvalitetsstyring. Disse selskapene undersøker hvordan en bedrift utfører datahåndteringsprosesser og gir anbefalinger om hvordan disse prosessene kan forbedres.
