Den internasjonale organisasjonen for standardisering (ISO) ISO 9000 kvalitetsstyringsstandarder dikterer dokumentasjonskrav som en organisasjon må overholde for å oppnå ISO-sertifisering. Disse kravene inkluderer dokumentasjon av organisasjonskvalitetspolitikk og -mål, publisering av en kvalitetshåndbok og skriftlige prosedyrer som indikerer hvordan dokumenter og poster blir kontrollert og revidert. ISO-revisjonsprosessen krever at organisasjonen gir bevis på visse opptaksaktiviteter. For å opprettholde dine oppføringer for en rask og effektiv revisjon, bør du kode oppføringene i henhold til klausulen i ISO 9001-dokumentasjonskravene.
Last ned en kopi av ISOs retningslinjer for dokumentasjonskrav for ISO 9001-samsvar. Retningslinjene gir en liste over alle dokumenter som må produseres for å tilfredsstille ISO 9001-kravene. Vedlegget i slutten av retningslinjene inneholder en liste over relevante klausuler i ISO 9001-standarder som spesifiserer bestemte dokumenter som må opprettholdes.
Samle og merk dokumenter som gjelder ansattes informasjon. ISO9001-standardene dikterer at vurderinger av personell av ledelse og informasjon knyttet til ansattes utdanning, opplæring, ferdigheter og erfaring må dokumenteres. Ledelsesvurderingsdokumenter skal kodes som tilfredsstillende klausul 5.6.1, mens ansattes historie skal kodes som oppfyllelsesklausul 6.2.2 e).
Kode dokumenter som inneholder generell produktinformasjon. Dokumentasjon av resultatene av en hvilken som helst produksjonsprosess som ikke kan verifiseres ved etterfølgende overvåking, skal kodes under punkt 7.5.2 d). Dokumentasjon som beskriver produktets unike identitet, skal kodes som oppfyllelsesklausul 7.5.3, mens dokumentasjon av tapt eller skadet eiendom oppfyller kravene i punkt 7.5.4. Når et produkt slippes, skal dokumentasjon av de personer som er ansvarlig for godkjenning av produktet frigjøres under punkt 8.2.4.
Kode dokumenter som inneholder informasjon om produktrealisering, gjennomgang, design og utvikling. Dokumenter knyttet til produktdesign og utvikling oppfyller klausulene 7.3.2 til 7.3.7; gå gjennom vedlegget i retningslinjene for den spesifikke klausulen du bør bruke for å kode hvert dokument. Eventuelle dokumenter som viser at organisasjonens produktgjennomgangsprosess oppfyller kravene i ISO 9001, bør arkiveres i henhold til punkt 7.1 d), mens vurderinger av produktkrav bør kodes under punkt 7.2.2.
Kode inn eventuelle dokumenter som gir en evaluering av leverandørens organisasjon. Disse dokumentene skal kodes for å oppfylle ISO-klausul 7.4.1.
Kode dokumenter som bekrefter kalibrering av måleutstyr i henhold til punkt 7.6. Hvis det ikke foreligger måleverdier, skal dokumenter som gir grunnlaget for målingene, kodes under punkt 7.6 a).
Samle en fil som inneholder alle dokumenter relatert til internrevisjon. Resultatene av eventuelle interne revisjoner skal legges inn under punkt 8.2.2. Hvis det oppdages noen avvik i produktene, bør de arkiveres under punkt 8.2.4. Resultatene av korrigerende tiltak som skyldes en revisjon, skal dokumenteres i henhold til punkt 8.5.2 e), mens resultatene av eventuelle forebyggende tiltak som anses nødvendig, skal innleveres i henhold til punkt 8.5.3 (d).
