Å skrive et kontraktforslag krever at du skriver en overbevisende fortelling som forklarer hvorfor bedriften din er best egnet for det arbeidet et offentlig byrå søker etter eller det konsulentprosjekt som et privatvirksomhetsselskap krever. Fordi offentlige forslag er mest utfordrende å skrive, og ofte det mest tidkrevende å konstruere, hvis du vet hvordan du skriver et vinnende kontraktsforslag for regjeringen, er det å skrive en for privat sektor et stykke kake.
Hvordan skrive et kontraktforslag
Gjennomgang av hjelpevennlige oppføringer for forslagskritikere på et hvilket som helst online jobbkort viser at ferdighetssettet du bruker til å lage et vinnende forslag, er et ekstremt verdifullt. Men å kunne skrive vinnende kontraktforslag tar mer enn bare gode skriveferdigheter og kommandoen til det engelske språket. Utmerkede skriftlige kontraktforslag krever en innsats og en klar forståelse av selskapets tjenester eller produkter, kontrakt og oppkjøpsprosesser og prising. Å trekke sammen et kontraktforslag kan ta uker og til og med måneder med planlegging, strategi og forskning. Kontraktforslag skriving er ikke en en-person jobb. Mange organisasjoner har "fangstlag" på plass som en forlengelse av forretningsutviklingsdelen av selskapet.
Når bedrifter bruker et kontraktforslag
Mange selskaper som tilbyr tjenester eller produkter til myndigheter bruker kontraktforslag som et middel for å skaffe seg virksomhet i offentlig sektor. Det er bruksområder for kontraktsforslag i privat sektor, men forslagene til privat arbeid er ofte mindre komplekse og strukturerte enn forslag skrevet for statlige entreprenør- og oppkjøpsansvarlige. Hvis du skal skrive kontraktforslag for din organisasjon, er det en god ide å lære mer om regjeringsfokuserte forslag på grunn av den unike strukturen i regjeringens oppfordringer, og kravene til å gjøre forretninger med offentlige byråer. Hvis du vet hvordan du skriver et vinnende kontraktforslag for den føderale regjeringen, vil det for eksempel være lett å skrive en som vil vinne organisasjonsvirksomheten i privat sektor.
Oppkjøpsprosessen
US General Services Administration publiserer Federal Acquisition Regulations (FAR). FAR er en 2000-pluss sidebok som inneholder alt du noensinne har ønsket å vite om føderale regjeringens oppkjøpsprosesser og regler. Amazon bærer også boken og Cliffs-Notes-esque versjoner, men du kan laste den ned fra regjeringsstedet og vet at du får alle oppdaterte revisjoner og endringer. Bli kjent med FAR og det vil svare på mange spørsmål du har om å skrive et kontraktforslag. I det minste vil du få en bedre forståelse av hvordan og hvorfor regjeringen krever slike detaljerte svar på forespørsler om produkter og tjenester.
Regjeringens oppkjøpsprosess begynner ofte med en oppfordring. En oppfordring er et dokument tilgjengelig for publikum som inneholder informasjon om byrået som krever tjenestene eller produktene. Anmodningen inneholder opplysninger om typen tjeneste eller produkt og hvordan regjeringen ønsker at tjenesten eller produktet leveres. Det fastsetter også vilkårene for forvaltningen av leverandør-byråforholdet. I regjeringens anmodning blir du referert til som "Leverandør" eller "Leverandør". I noen tilfeller utsteder regjeringen en forespørsel om informasjon (RFI) som går foran publisering av henvendelsen. Formålet med en RFI er å identifisere hvilke typer selskaper som er i stand til å levere den tjenesten eller produktet regjeringen ønsker. Å svare på en RFI tar litt arbeid, men ikke nesten innsatsen som kreves for å svare på en anmodning fra myndighetene.
Det er noen forskjellige typer forespørsler: Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ) og Invitasjon til Bud (ITB). Nyansene blant disse oppfordringstypene bestemmer hvordan du strukturerer kontraktforslaget ditt. En RFP krever vanligvis at du presenterer bedriftens ideer og tilnærming på en svært detaljert og overbevisende måte som viser din evne til å løse problemet regjeringen har beskrevet i RFP.
For eksempel, når et byrå utgiver en RFP som angir behovet for ledelseutvikling og ledelsesutviklingstjenester for regjeringens ledere, bør kontraktforslaget beskrive selskapets ledende coaching-tjenester; dine trenere og konsulenters kompetanse og kvalifikasjoner; teorier som trenerne dine stoler på i deres treningsøkter og prosessen du bruker for å sikre at statlige ledere får mest mulig ut av coaching-engasjementet. Du bør også gi detaljer om bedriftens kvalitetssikringsstrinn, samt hvordan du foreslår å administrere coaching-engasjementet gjennom regelmessig rapportering, registrering og ressursallokering.
Hvem skriver et kontraktforslag på en bedrift?
Monter opptaksteamet ditt før du legger penn til papir eller setter deg ned på datamaskinen. Generelt sett er det ikke bare en person som skriver kontraktforslaget, forslagskriving er en lagkonkurranse. Det er et samarbeidsprosjekt som involverer talent og kompetanse hos en rekke personer på fangstlaget. Hver person på opptaksteamet har en rolle i forslaget skriving. Ved å bruke eksemplet ovenfor, hvis bedriften din allerede er i bransjen for å tilby executive coaching-tjenester, er de som sannsynligvis vil legge til verdi for fangstgruppen, executive coaching prosjektleder, kontraktsadministrator, forslagskritikere, en regnskapsfører eller forretningsoffiser og selskapets president. Presidenten vil overvåke prosessen og avtale seg på kontraktforslaget når det blir sendt til regjeringen. Bedriftspresidenten eller hennes designeren er involvert i forslaget om skriving og innlevering, fordi de har fullmakt til å utstede bindende dokumenter.
Gjennom forslagsprosessen bør opptaksteamet ha regelmessige møter. Under disse møtene diskuterer du strategi, tilnærming, ny intel og fremgang. Fangstagelederen kan være en forretningsutviklingsekspert som er ansvarlig for logistikken ved å samle kontraktforslaget. Alternativt kan lederen være noen som bedriftspresidenten utpeker som leder eller en mer erfaren person som bare tar ansvar for å lede laget. Å ha regelmessige møter med opptaksteamet, sikrer at kontraktforslaget ditt er på rette spor, og at du møter fristen for innlevering av det endelige forslaget. Det vil bli mange vurderinger, redlining og diskusjoner om forslaget - det er en stor innsats, selv for små kontrakter.
Hvordan å vinne et kontraktforslag
Målet ditt er å vinne en kontraktspris - ikke vinn et kontraktforslag. Men det som er viktig er innholdet og overbevisende innholdet i forslagets innhold, ikke semantikk. Det første trinnet i å skrive et vinnende kontraktforslag er å undersøke det byrået som utstedte anmodningen. Noen selskaper gir intel om offentlige etater; Men hvert medlem av fangstlaget ditt skal bidra med hvilken informasjon de har om byrået. For eksempel, hvis prosjektleder har informasjon om agenturets strategiske retning fra tidligere lederopplæringsarbeid, kan det være nyttig å beskrive resultatene av et coaching-engasjement med det aktuelle byrået. Eller, hvis forretningsbehandleren har vurdert kongressbevilgninger til det anmodende byrået, er det nyttig å bestemme prisen som følger med kontraktforslaget.
Å skrive et vinnende kontraktforslag krever en metodisk og systematisk tilnærming til å svare på en anmodning fra myndighetene. Først, gjør din forskning. Hvis du ikke er kjent med byrået, bør du studere nettsiden for å forstå oppdraget, visjonen og kjerneprinsippene. Inkorporere disse tingene i forslaget ditt, og hvis de er kongruente med bedriftens oppdrag, visjon og kjernevilkår, jo bedre. Tegn disse parallellene, så regjeringens forslagsperspektiv ser tilpasning med firmaet ditt. Det er en viktig strategisk tilnærming for å etablere en like-sinnet slags forbindelse med byrået.
Undersøk forespørselen for å sikre at du forstår hva byrået ønsker og forene tid og krefter som er nødvendig for å svare på henvendelsen. Hvis du sender inn et forslag til et stort prosjekt hvor du ikke har absolutt ingen fortid eller prestasjon i feltet, må du enten overføre denne forespørselen eller skrive et eksepsjonelt overbevisende forslag som fullt ut beskriver dine evner i serviceområdet som regjeringen byrå krever. Gjør din forskning på konkurransen også. Føderale offentlige etater er pålagt å publisere sine henvendelser på Federal Business Opportunities nettsted - FedBizOpps, for kort (fbo.gov). Under fanen "Interesserte leverandører" på innkjøpsbudsjettet finner du en liste over potensielle entreprenører og leverandører. Alle selskapene som er oppført under den kategorien, kan ikke sende inn kontraktforslag. Det er imidlertid en god start å forstå hvem som er konkurrentene dine.
Kontraktforslag Eksempelbrev
Et av hovedtrinnene i å sende inn et vinnende kontraktforslag er å bestille komponentene i forslaget ditt. For mange virksomhetsrapporter blir det kun utarbeidet en sammendrag etter at "kjøttet" i rapporten er avsluttet. Den samme øvelsen er en klok for å bygge opp kontraktforslaget. Tenk på kontraktsforslagets brev som et sammendrag - utarbeide et utkast til uttalelse som du bruker for alle kontraktforslagene dine, men lagre raffinement for siste trinn i å skrive kontraktforslaget ditt.
De fleste kontraktsforslag til regjeringen overføres elektronisk. Derfor er et sammendrageteksemplarbrev en ren transmittal e-post som sier noe som "ABC Consulting er glad for å sende vedlagt svar på RFP # 0000, som inkluderer ABCs Tekniske tilnærming, Prissetting og CV for nøkkelpersonell. Vennligst bekreft mottak av dette overføring." Grunnen til at du vil ha bekreftelse på kvitteringen, er å sikre at du har bevis på at du har sendt inn forslaget innen fristen. Når det er sagt, er innføringen av et vinnende kontraktforslag mer et forslagstavle enn transmittal-e-posten.Den første delen av kontraktforslaget ditt bør inneholde bakgrunnsinformasjon om firmaet ditt, tjenestene din tilbyr og kort angi grunnen til at du er kvalifisert entreprenør eller leverandør. Her er en prøveinnføring som fungerer som et kontraktforslagstavle:
ABC Consulting (ABC) er en 8 (a) økonomisk ugunstig, kvinne-eid liten bedrift (EDWOSB) med forretningsmisjonen for å gi overlegen klient-sentrert løsninger, fleksibilitet og innovasjon. Vi jobber med våre kunder for å vurdere sine kjernemål og levere kostnadseffektive, effektive og resultatrettede løsninger. ABCs ledergruppe har over 150 års kombinert ledelseserfaring fokusert på de unike aspektene ved føderale kontrakter. Med vår kombinerte juridiske og programledelse erfaring, tilbyr ABC bransjeekspertise med praktisk erfaring og kunnskap til våre føderale regjeringskunder.
ABC har opplevd enorm vekst de siste årene, og realiserte en gjennomsnittlig vekst på 25 prosent per år. Vi tilskriver vår eksplosive vekst til vår urokkelige satsing på kvalitet. Vi benytter bransjens beste praksis for å håndtere både små og komplekse prosjekter. Våre kvalitetssikringsmetoder inkluderer analyser til 1) definere ledelsesstrategier og programmål i kvantifiserbare, målbare termer, 2) implementere systemer og prosedyrer for å overvåke systemytelsen mot bestemte mål og 3) sørge for at tilbakemelding tilbys kommuniseres til programledelse og ansatte for å forbedre planlegging og bruk erfaringer. Vi utvider våre kvalitetsmetoder med risikostyringsløsninger for å redusere sannsynligheten og virkningen av feil gjennom profesjonelle risikoresvar.
Vår bedriftens infrastruktur er designet for å levere tjenester av høy kvalitet til vår raskt voksende forretningsbase. Vårt ledende ledelse fungerer kollektivt som en overordnet støtte til våre programmedarbeidere og ikke som typiske "ledere" diktatiseringsprosedyrer, prosesser eller bedriftspolitikk. ABCs øverste ledelse fungerer som grunnlag for å gi overordnet bedriftsstøtte og ressurser til programpersonalet som direkte støtter våre kunder. Vi forstår våre kunders behov og prioriteringer og styrer våre ressurser for å støtte deres mål.
Vi vil utnytte våre tidligere suksesser, kompetanse og beste praksis for å gi innsats byråets navn fra regjeringens oppfordring med ulike organisasjonsutviklingsinitiativer. Organisasjonsutviklingsinitiativene vi designer vil forbedre individuell og teamytelse. Utfallet av våre tiltak vil øke medarbeiderengasjementet gjennom effektiv kommunikasjon, samarbeid og konsensusbygging. ABC Consulting har bakgrunn, opplæring, kvalifikasjoner og fagfolk for å kunne levere det brede utvalget av menneskelige kapitalstjenester som kreves i henhold til Prestasjonsarbeiderklæringen (PWS).
