Regnskapsavdelingene benytter en rekke akronymer for å identifisere ansvar, avdelinger eller myndigheter. Mens noen akronymer er bransjespesifikke, eksisterer andre universelt. A / P representerer avdelingen for avdragsbetaling i de fleste selskaper.
posisjoner
Leverandøravdelinger varierer i størrelse fra en person til mange personer på flere forskjellige tilsynsnivåer. Kredittkunder innfører data fra fakturaer til regnskapssystemet og matcher fakturaer til sikkerhetskopieringsdokumentasjon. Tilsynsførende tilsynsførere overvåker arbeidet med leverandørgjeldene og svarer på henvendelser fra andre avdelinger vedrørende fakturautbetalinger eller leverandørbalanser. Leverandører av kundefordringer leder avdelingen ved å planlegge individuelle roller i avdelingen, budsjettere avdelingskostnader og samarbeide med andre bedriftsledere i beslutningsprosessen.
Arbeidsoppgaver
Betalingsavdelingen har ansvar for å betale fakturaer til rett tid. Mange leverandører tilbyr rabatter for å betale fakturaer innenfor en bestemt tidsramme. Betalingsavdelingen overvåker forfallsdatoene sammen med rabattdatoen for å sikre at selskapets største rabatter er tilgjengelige. Betalingsavdelingen må verifisere at hver faktura er nøyaktig før betaling. Kontokortavdelingen koordinerer sjekke utskrift med ledelsens underskrift på sjekken. Kontroller og fakturaer må også holdes låst opp.
Indre kontroll
På grunn av mengden penger som skifter hender gjennom kontoavdelingen, må internkontroll være en prioritet. Grunnleggende sikring av kontrollene oppnås ved å låse opp blanke kontroller og begrense tilgangen til nøkkelen.Faktura verifisering avgjør om hver faktura er nøyaktig og gyldig. Plikter er delt mellom forskjellige lagmedlemmer for å sikre at ingen enkelt lagmedlem har tilgang til hele systemet uten at en annen persons vurdering er gjennomført.
Prosessforbedring
Utskriftstjekker er ofte en manuell prosess som krever menneskelig arbeidskraft for kjedelige oppgaver, for eksempel fyllingskuvert. Prosessforbedring reduserer behovet for ansatte som jobber med ikke-verdiskapende arbeid, og tillater at ansatte fokuserer på analytisk arbeid. Forbedringer inkluderer bruk av elektroniske betalinger og elektroniske godkjenningssystemer.
