Enten du driver en liten bedrift eller styrer sin økonomi, er det viktig at du forstår forskjellene mellom refunderbare utgifter og skattepliktig inntekt. IRS er spesielt når det gjelder hva som kan klassifiseres som en refunderbar utgift, og straffer kan oppstå hvis du gjør det feil. Forsiktig oppbevaring og vedlikehold av kvitteringer er viktig hvis firmaet ditt skulle bli revidert.
Hva er refusjonsutgifter?
Når du leverer varer eller tjenester til en klient, kan det forekomme anledninger når du påtar seg kostnaden for en ekstra tjeneste eller gjenstand uten hensyn til kunden. Du kan velge å ikke fakturere kunden for disse kostnadene. Hvis du gjør det, vil beløpet senere vises som inntekt i diagrammet ditt. Siden det ikke er vanlig inntekt, er det behov for å skille mellom.
Når som helst du pådrar utgifter på vegne av en klient i løpet av arbeidet ditt, vil disse kostnadene falle under den refusjonsberettigede utgiftskategorien. For eksempel kan leveransavgifter eller reiseutgifter telle som refunderbare utgifter. Drivstoffkostnader, måltider eller hotellrom kan også klassifiseres som refunderbart. Under normal virksomhet dikterer refusjonsregnskapsbehandling at dette er en utgift når du pådra det og en inntektspost når du regner det til kunden.
Hvis du er en liten bedrift og bruker en underleverandør, kan det hende du må håndtere ekstra refunderbare utgifter som kalles gjennomføringskostnader. Hvis du for eksempel leverer vedlikeholdstjenester til kunden din for $ 500 i måneden, og du betaler en underleverandør $ 500 per måned for å utføre arbeidet, er denne utgiften ikke inntekt for deg, men heller en gjennomgående kostnad. Du må gi underleverandøren med skjema 1099 ved utgangen av regnskapsåret og opprettholde nøye oversikt over hva du fakturerte kunden din og hva du betalte ut for det samme arbeidet.
Er refusjoner skattepliktig inntekt?
Når en godtgjørelse utbetales til en ansatt eller bedrift, må den registreres riktig for at den anses å være uten skatt. For eksempel, på en ansattes lønnsstub, må en refusjon noteres som sådan og ikke bare inkluderes blant arbeidstakerens andre inntekter. I bedriftens oversiktskonto må du være oppmerksom på at det er en refusjonskostnad når du først dokumenterer den. På denne måten kan du krysse med din inntektsliste senere for å verifisere at den ikke er skattepliktig.
Forutsatt at utgiftene og inntektspostene er riktig dokumentert og sporet, refunderes ikke refusjoner som skattepliktig inntekt. Du blir ikke betalt for en god eller tjeneste i dette tilfellet, men legger frem en viss sum penger nå som blir tilbakebetalt til deg senere.
Riktig sporing av refunderbare utgifter
I tillegg til å dokumentere refunderbare utgifter riktig på kontoplanen din, må du opprettholde forsiktige poster. Fyll ut alle kvitteringer, uttalelser eller annen dokumentasjon som er knyttet til utgiften hvis det er mulig. Oppbevar en kopi med regnskapsårets skattepapir, slik at du kan referere til det ved revisjon eller eventuelle spørsmål som måtte oppstå. Uten riktig dokumentasjon kan IRS hevde at din refunderbare utgift burde vært behandlet som skattepliktig inntekt i stedet, noe som ville føre til at virksomheten skyldtes mer ved utgangen av regnskapsåret.
