Slik setter du opp et virtuelt kontor. I et globalt miljø har arbeidsplasser praktisk talt ingen grenser med ansatte lokalisert over hele verden. Med de stadig økende prisene på fast eiendom har det virtuelle kontoret blitt et attraktivt fenomen for mange forretningsfolk. Bedrifter kan være lokalisert på et bestemt sted, men ansatte utfører sine daglige kontorforhold fra forskjellige steder som et hotell, en kafé eller et hjem.
Bestem en forretningsadresse for ditt virtuelle kontor. Det kan være et postkasse nummer, eller du kan bruke en postkasse-tjeneste for CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) for å få en bedriftsadresse.
Se på tilkoblingsmulighetene dine. Det er flere å velge mellom om e-post, mobiltelefoner, nettfora, direktemeldinger, VoIP og mer.
Gjør din valgte plassering for det virtuelle kontoret klar for oppsett. Møt stedet og skape en arbeidsatmosfære som du vil. Pass på at det er nok plass til installasjon av nødvendig elektronikk, for eksempel datamaskiner, faksmaskiner og telefonlinjer.
Installer nødvendig programvare på datamaskinene dine, avhengig av dine behov. Noen programmer er spesielt utviklet for webkonferanser, presentasjoner, møteplanlegging og så videre. Det er også en god ide å velge et pålitelig anti-virusprogram for å beskytte PCen mot onlinevansker.
Ta kontakt med en telefonleverandør og få et moderne telefonsystem med et interaktivt talespons (IVR) -anlegg som hjelper deg med å håndtere samtaler uten at du må være på stedet. Deres innebygde teknologi kommer til en fornuftig pris, og de belaster bare for den faktiske bruken.
Konfigurer et intranettanlegg som er ment å være tilgjengelig bare av arbeidsgiverne i selskapet for å videresende informasjon, vital kommunikasjon, filer og dokumenter eller gå inn i Virtual Private Network (VPN) slik at det overførte materialet er fullt konfidensielt. Hold oversikt over hvem som har tilgang til databasen til organisasjonen ved å holde logger over oppføring, utgang og tilgang til informasjon.
Planlegg dine offisielle møter med medarbeidere, klienter eller andre over en kopp kaffe på et sted som er bra for alle. Hvis alle kontaktene dine ikke kan fysisk være der, kan du ordne tilkobling ved hjelp av webkameraer, mobiltelefoner og instant messengers.
Sørg for at medarbeiderne regelmessig legger inn tidtakere for å registrere antall arbeidstimer. Se systematisk ut over disse tidsskemaene basert på de estimerte timene som kreves for bestemte oppgaver, for å beholde ikke-produktiv tid brukt i sjakk.
Tips
-
En rekke forretningsapplikasjoner kommer i form av "suiter" som inkluderer de fleste programmer som kreves for å sette opp et virtuelt kontor og enda mer. Noen av de populære suitene er Microsoft Office, Lotus, Corel og AppleWorks. Hvis du har budsjettet, gi dine medarbeidere nødvendig utstyr, for eksempel laptop, Wi-Fi-mobiltelefon, VoIP og annet utstyr. Deretter kan du og din arbeidsstyrke kobles effektivt.
Advarsel
Sikkerhetskopier dataene dine regelmessig for å unngå en fullstendig nedsmelting av din daglige virksomhet hvis systemet krasjer. Dette kan være et mareritt scenario faktisk.
