En forretningsplanlegging av et prosjekt må kanskje gjøre kostnadsberegninger ved starten av prosessen. Det kan ikke kjenne alle faktiske kostnader til prosjektets slutt. Kjøpesum varians er et regnskapsverktøy som beregner forskjellen mellom disse kostnadene. Dette viser om overskuddet har møtt estimater, eller er høyere eller lavere enn innledende fremskrivninger.
Standardkostnad
Under budsjetteringsprosessen estimerer selskapene vanligvis visse kostnader, for eksempel råvarer, arbeidskraft og overhead. Ansatte kan bruke tidligere regnskapsperiode data, offentlig informasjon eller andre ressurser for å prøve å anslå standardkostnaden for hver av disse utgiftene. I produksjonsprosessen varierer kostnadene for råvarer og arbeidskraft ofte gjennom året, avhengig av tilgjengeligheten av ressurser og tilbud og etterspørsel. Dette betyr at den faktiske kostnaden kanskje ikke er den samme som standard, eller estimert, kostnad.
Faktisk kostnad
Når selskapet mottar materialet, eller de ansatte eller entreprenørene utfører det nødvendige arbeidet, påløper de faktiske kostnadene, og revisor eller bokholder kan registrere dem nøyaktig. Faktiske kostnader for arbeidskraft kan være forskjellige fordi selskapet feilaktig anslått hvor mange timer det krever for å lage eller bygge et godt. Den faktiske kostnaden regnskapsføres som en kostnad under regnskapsprosessen, mens standardkostnaden er en forpliktelse.
Kjøpesum variasjon
Kjøpesum variansen er forskjellen mellom den faktiske kostnaden og standardkostnaden. Formelen for å bestemme kjøpesum variansen i et budsjett er: (standardpris * antall estimerte enheter) - (faktisk pris * antall faktiske enheter). Hvis verdien er positiv, øker de faktiske kostnadene. Hvis verdien er negativ, var det en reduksjon i faktiske kostnader. Bedrifter ønsker ikke å oppleve store svingninger i begge retninger. Å anerkjenne en varians ganske raskt er gunstig for ledelsen, som deretter kan gjøre nødvendige endringer i budsjettet for å kompensere for økning eller reduksjon i utgifter og kontanter.
PPV Eksempel
For eksempel opprettet Jan. 1, Sue, regnskapsfører for ABC, Inc. et budsjett og anslått kostnaden for stål som selskapet ville trenge for første kvartal på $ 700 per tonn og ville bruke fem tonn. I april, etter å ha gjennomgått utgifter i første kvartal, ser hun at prisen på stål som $ 650 per tonn, og selskapet brukte 5,25 tonn. Kjøpesum variansen for stål er ($ 700 x 5) - ($ 650 x 5,25), tilsvarende $ 87,50 for første kvartal.
