En ideell leders fil for innlemmelse med regjeringen i staten den ligger. Innlemmingsprosessen krever nonprofits å gi informasjon om hvordan og for hvilket formål de er organisert. Etter at et nonprofit-fil er vedtatt, blir det en juridisk enhet, adskilt fra enkeltpersoner som driver nonprofit. Innlemmelse gir dem begrenset personlig ansvar fra rettssaker og tillater nonprofit å søke om Internal Revenue Service for skattefritatt status.
Registrerte agenter
En avdeling innenfor en sekretær for statens kontor håndterer vanligvis innlemmelse arkiver. Selv om kravene varierer mellom stater, er det noen grunnleggende krav til inkorporering. Blant dem er det nonprofitnavnet et individ som sin registrerte agent i den staten som den innlemmer. Formålet med den registrerte agenten er å gi en juridisk, fysisk adresse der en rettssak kan serveres, om nødvendig, og å motta offisiell kommunikasjon fra staten på vegne av nonprofit, for eksempel skattemeldinger.
Arbeidsoppgaver
Selv om en registrert agent er personen som kan bli servert med søksmål, betyr det ikke at den registrerte agent selv blir saksøkt. Agentens ansvar er å fortelle ideen til styrets ledelse om at nonprofitet blir saksøkt og å holde styret informert om kommunikasjon fra staten.
Fysisk gateadresse
Kravene til hvem som kan være registrert agent varierer noe mellom stater. Avhengig av staten kan den registrerte agenten være direktør eller offiser for ideen eller kan bare være noen som bor i staten. Noen nonprofits bruker advokat som hjelper dem med å inkorporere prosessen som deres registrerte agent. I alle tilfeller må den registrerte agenten angi en gateadresse hvor han er fysisk lokalisert, ikke en postkasse. Nonprofit kan ikke fungere som sin egen registrerte agent.
Gjør forretninger i en annen stat
Den registrerte agenten må være bosatt i den staten der ideelle organisasjonen er med. Hvis en ideell bedrift har sitt hovedkontor i en stat, men driver forretninger i en annen stat og bestemmer seg for å innlemme der, må den gi navn til en registrert agent i den staten der den er innlemmet. For å oppfylle dette kravet kjøper nonprofits noen ganger tjenester fra en registrert agent fra en registrert agent tjeneste.
Bytte agenter
Nonprofits må holde statsregeringen informert om om deres registrerte agent eller hennes adresse har endret seg. Unnlatelse av å oppfylle dette kravet kan potensielt føre til at ideelle organisasjonen har opphevet sin innlemmingsstatus. Stater har forskjellige retningslinjer for dette. For eksempel gir staten Vermont 120 dager for å varsle utenriksministerens sekretær om at den registrerte agenten eller adressen hans har endret seg.
Oppsigelse
Registrerte agenter kan fratre. Hvordan håndteres dette, varierer etter stat. I Vermont, for eksempel, trekker en registrert agent til enhver tid seg ved å informere Secretary of State's Corporations Division skriftlig.
