Et sammendrag kan følge alle typer rapporter - det er rett og slett en konsolidering av viktige detaljer hvis publikum ikke vil lese gjennom hele rapporten selv. Forskjellene er i de finere detaljene. Du må finjustere standardformatet for å imøtekomme ditt emne og publikum. Hvis målgruppen er militæret, advarer Strategic Marketing Group at Navy alene produserer mer enn 500 millioner sider med dokumentasjon om året. Å ha dette i bakhodet bør være din største bekymring fordi personell kanskje ikke har mye tid til å bruke på sidene dine.
Organisere informasjonen din
Din første utfordring er å organisere informasjonen i rapporten slik at du kan inkludere de viktigste delene i et mye kortere dokument - sammendraget. Gå over hele rapporten, og utfør informasjonen du vil inkludere i sammendraget. Rekkefølgen skal likne hvordan informasjonen vises i selve rapporten. Ta med overskrifter i sammendraget ditt som samsvarer med eller kan enkelt kobles til seksjonene i rapporten. Hvis rapporten ikke låner seg til overskrifter, kan du lage notater i sammendraget ditt når du skriver det, og veileder leseren til hvor i den lengre rapporten han kan finne mer grundig informasjon. Du vil ikke inkludere bestemte data i sammendraget ditt, men leseren din skal kunne finne den hvis han vil vite mer.
Skriver sammendraget
Formålet med et sammendrag er å forklare så raskt som mulig all den grunnleggende informasjonen som leseren trenger for å ta stilling til problemet du adresserer. Konstruer sammendraget ditt slik at den viktigste informasjonen vises i begynnelsen. Dette bør inkludere å nevne formålet og omfanget av rapporten din og muligens din konklusjon også. Du vil kanskje ikke la ditt militære publikum gjette til sammendraget er siste avsnitt. Avhengig av innholdet i rapporten, kan du følge med prosedyrer som skal implementeres, forskning du har gjort, analyse, alternativer og din endelige beslutning. Hold avsnittene dine korte, ikke mer enn sju eller åtte setninger, og devote hver til en del av rapporten. Hold deg innenfor tre sider med mindre du oppsummerer en teknisk rapport. I dette tilfellet kan sammendraget være opptil 10 prosent av sidene i rapporten, men hvis det er så lenge, er det akseptabelt å skrive to separate oppsummeringer. Jo lenger man kan håndtere tekniske problemer, og en kortere 3-siders sammendrag kan gi en oversikt over hele rapporten. Ikke hopp frem og tilbake mellom fortid, nåtid og fremtidsspenning - dette reduserer lesbarheten.
Adressering av en militær målgruppe
Den strategiske markedsføringsgruppen anbefaler at Army standard skriftlig stil krever en klar melding som fremmer rask lesing. Hvis rapporten innebærer å gjøre en tonehøyde til noen i en gren av de væpnede styrkene, hold setningene i sammendraget kortfattet og til poenget. Unngå å si meninger, for eksempel, "Jeg tror dette vil fungere fordi X er Z." Du kan slippe seks ord ved å bare si "X er Z," og legg ut de viktigste fakta og korrelere dem med dine forventede resultater.
Ta forholdsregler
Vurder din leser hvis du diskuterer militære saker. Hvis du er medlem av de væpnede styrkene, og du skriver til en sivil enhet, må du sørge for at du ikke inneholder informasjon som er konfidensiell eller som bryter med sikkerheten. Hvis du skriver rapporten og sammendraget til overordnet, kan begge passere gjennom andre hender før du kommer til skrivebordet, så sørg for at alle involverte er ryddet for å lese hva du har skrevet.
