Planleggingen av en hendelse krever mye arbeid. For hver enkelt person eller bedrift hvis tjenester du ansetter, trenger du en kontrakt for å beskytte deg mot å være overladet eller fast uten disse tjenestene på dagen for arrangementet. Bruk vanlig, kortfattet språk når du skriver en hendelseskontrakt, så det er ikke noe rom for feilfortolkning fra en av partene.
Samle all informasjonen du trenger å inkludere i kontrakten i ett dokument for din referanse. Dette inkluderer navn og kontaktinformasjon til deg og firmaet eller personen, inkludert adresse, telefonnummer og e-postadresse, datoen for arrangementet, tidspunktet du krever arbeidstakere dukker opp og tidspunktet hendelsen starter og forventes å slutt. Skriv en liste over alt relevant utstyr du vil levere, og hva du forventer at den kontraktsmessige skal ta med. For eksempel, hvis du ansetter en DJ, gjør det klart om du kan levere høyttalere, men DJ er ansvarlig for kablene.
Opprett et skjema med seksjoner for kontaktinformasjon, dato og klokkeslett oppført, samt forventningene på listen din. For en allerede formatert kontrakt tilbyr Microsoft Office flere gratis maler å velge mellom.
Skriv en betalingsavtale ved å oppgi navnet ditt som betaleren, den kontraktsberettigede arbeiders navn (eller firmanavn) som mottaker, timelønn eller total lønn og eventuelle ekstra avgifter som enten kan legges til eller trekkes ned (spesifiser spesielt hvorfor dette kan skje, hvis aktuelt.). Inkluder betalingsmåten (sjekk, kontanter, PayPal) og når betalingen vil bli utstedt. Hvis betalingen vil bli utstedt på dagen for arrangementet, angi om det vil være før eller etter at tjenestene er fullført.
Skriv en seksjon spesifikt for refusjoner og kanselleringer, og angi eksplisitt hva dine grunner er for ikke å utstede betaling. Inkluder et tidsvindu for å tillate avbestillinger. For eksempel: "Selskapet kan kansellere opptil 48 timer før arrangementet, eller de vil bli vurdert en avgift." Oppgi hva gebyrene vil være, også.
Skriv en del for eventuelle andre omsettelige elementer som er spesifikke for arrangementet og hvordan de kan løses. For eksempel, hvis arrangementet er utendørs, ta med en "regnfull dag" plan eller angi om du vil avbryte hendelsen, hvordan du vil varsle den kontraktsarbeidede arbeideren, og hvilken kompensasjon han eventuelt mottar.
Opprett en seksjon med både ditt navn og de ansattes ansattes fulle navn, skrevet, med en linje til dags dato og signere. Kopier den signerte hendelseskontrakten til arbeideren, og hold en ekstra kopi for dine poster.
