Uten gjentatte kunder kan anskaffelseskostene ved å skaffe nye kjøpere være for stor for de fleste bedrifter å holde dørene åpne. Å ha et system for å holde oversikt over hvem som kjøper fra deg, kundemønstre og hvordan du kontakter kundene dine, kan være et av dine mest verdifulle markedsføringsverktøy. Uansett hvor mange kunder du har, kan du opprette nyttige databaser ved å inkludere en rekke felt som kan sorteres for forskjellige datasett.
Programvarealternativer
Å holde oversikt over kunder via indekskort eller andre papirmidler er en ineffektiv metode; det reduserer kryssreferansen og tillater ikke at du sender e-post eller genererer raskt fakturaer eller postetiketter. Opprett nyttige kundelister med et enkelt regnearkprogram, for eksempel Microsoft Excel. Eller, avhengig av datamaskinens ferdigheter og budsjett, kjøper du et kundeforvaltningsprogram, kalt en CRM-database, også kjent som kundehåndteringsprogramvare. Ulike selskaper gjør versjoner nyttige for å lage lister for å hjelpe med fakturering, salg, markedsføring og ideell donasjoner. Noen krever programvare som ligger på datamaskinen din, mens andre lar deg holde lister sikkert online.
Datainnsamling
Hvor nyttig kundelistene dine er, avhenger av dataene du samler inn og hvordan du skriver det inn i databasen. Bestem hvilken informasjon du skal beholde og bruke om kundene dine, for eksempel navn, adresse, telefonnumre, kjønn, alder og e-postadresse. Ikke vær redd for å samle for mye informasjon; Det er enkelt å filtrere informasjonen du trenger for ulike oppgaver ved å begrense søkekriteriene. For eksempel kan du inkludere kjøpsdatoer, typer produkter som er kjøpt, kunder etter territorium eller representant, kundeklagerhistorikk og personlige notater. For å søke etter kvinnelige kunder som har brukt mer enn $ 500 i løpet av de siste 30 dagene, trenger du bare de tre dataegenskapene for søket ditt. Hvis du ikke har alle dataene du ønsker, kan du kjøre en konkurranse som krever at kundene skal fylle ut en komplett personlig profil, eller ansette en person eller firma for å kontakte kundene om å oppdatere kundekontoene dine for bedre å betjene dem.
Database Creation
Når du bygger databasen, lager du felt og kolonner som du enkelt kan identifisere og bruke til forskjellige søk. Jo mer du bryter ut hvert stykke informasjon, desto flere søk kan du opprette. Hvis du for eksempel angir adresser som bruker forskjellige felt for gateadresse, by, stat og postnummer, kan du opprette lister eller utføre søk med ett eller flere av disse kriteriene sammen med andre felt. Oppbevar for- og etternavn for å identifisere dupliserte oppføringer på grunn av forskjellige fornavn, for eksempel Rob og Robert. Lag jobbtitler og firmanavn forskjellige felt.
Bruke dataene dine
For å komme i gang med å bruke databasen, kjør du noen testlister for å se hvordan den fungerer. Kjør enkle sorter, starter med bare ett kriterium, for eksempel postnummer. Bruk deretter to kriterier, for eksempel menn etter stat. Når du er sikker på at databasen din fungerer som du vil, skal du opprette lister som gir informasjonen du vil ha, for eksempel postering og fakturering, og sorter som gir informasjon om kundeinnkjøpsvaner. Oppdater databasen hver gang du samhandler med kunden, for å holde informasjonen oppdatert, og for å unngå dupliserte telefonsamtaler eller e-post som kan irritere kunder.
Sikkerhets- og brukspolitikk
Når du oppretter en kundeliste, er du ansvarlig for sikkerheten. Vær forsiktig med hvem som har tilgang til listen din, hvor du lagrer den og hvordan du sikkerhetskopierer den. Hold en sikkerhetskopi av den opprinnelige listen og en sikkerhetskopi av listen hver gang du oppdaterer den, og hold de forrige versjonene. Dette hjelper deg med å gå tilbake til den siste arbeiderelisten hvis den nåværende filen blir skadet. Hvis du er hacket eller noen får tilgang til din kundeliste uten din tillatelse, må du bestemme om du skal gi kundene dine beskjed. Hvis listen din ikke inneholder sensitiv informasjon, for eksempel kredittkortnumre eller passord, bruker brukerne til å skrive inn nettstedet ditt, du trenger ikke å bekymre deg. Hvis du planlegger å gjennomføre e-postkampanjer med kundelister, må du kontakte Internett-leverandøren for å finne ut hva retningslinjene er for å sende bulk-e-post, og hvis du må inkludere en avbestillingsavsetning for kunder.
