Et ekstranett fungerer som Internett ved at det er en kommunikasjonsmetode for eksterne forretningsforbindelser ved hjelp av sine datamaskiner og andre elektroniske enheter. Mens Internett er offentlig, er en ekstranett privat, og ekstranett-eieren bestemmer hvem som mottar en invitasjon til å få tilgang til det. En ekstranett involverer omfattende identifikasjonsrutiner og er tilgjengelig av klart definerte tilknyttede grupper i organisasjonen.
Forbedret fleksibilitet
På grunn av trender i innovasjon og teknologiutvikling, omfatter virksomheter elektroniske former for transaksjoner og kommunikasjon. Ekstranettene kan bidra til å øke nivået av bekvemmelighet som du utfører disse utvekslingene fordi de gir en effektiv måte for organisasjoner å koble til med tilknyttede selskaper. Siden ekstranettene vanligvis er tilgjengelige 24 timer i døgnet, og det er relativt ingen nedetid, kan medarbeidere, kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere kommunisere med virksomheten din på en tid som passer dem.
Økt effektivitet
Fordi du gir direkte tilgang til informasjon på nettverket ditt til dine medarbeidere, kan bruk av ekstranettene forbedre effektiviteten og øke produktiviteten. For eksempel kan en kunde få svar på spørsmål angående retningslinjene dine uten å måtte vente på svar fra kundeservicepersonalet. Når det brukes til å gi tilgang til interne applikasjoner, gir direkte tilgang til forretningsinformasjonen via din ekstranett brukere muligheten til å endre og oppdatere deres personlige opplysninger, noe som ikke bare øker produktiviteten, men bidrar til å redusere feil.
Sikkerhet
På den ene siden er sikkerhet en fordel hvis du implementerer et ekstranett fordi du kontrollerer hvem som får tilgang til nettstedet ditt og dermed hvem som får tilgang til dataene dine. Omvendt kan ekstranettene åpne systemene dine for brudd på systemsikkerhet fordi du gir eksterne brukere tilgang til ditt system og interne databaser. For å gi tilgang til eksterne partnere, må du opprette åpninger i brannmurene dine. Flere åpninger i brannmurene gir høyere risiko for uautoriserte oppføringer. Vær også oppmerksom på at ekstranettene gir tilgang til proprietære data, og denne tilgangen til informasjonen din kan gi en annen mulighet for uautoriserte brukere å få tilgang til sensitiv og konfidensiell informasjon.
Kostnader
Det kan være kostbart å implementere et ekstranett, da du må måtte betale kostnader for maskinvare, programvare, arbeidskraft og andre tilknyttede kostnader, inkludert opplæring av eksterne tilknyttede selskaper. Reparasjoner og vedlikehold kan også øke bekostningen av å administrere en ekstranett. Selv om oppstartskostnadene kan være betydelige, kan du oppleve reduksjoner i andre kostnadsområder hvis du implementerer et ekstranett. For eksempel, fordi dine tilknyttede selskaper har direkte tilgang til dokumenter på nettverket ditt, reduseres eller elimineres kostnader forbundet med adresse- eller faksinformasjon.
