Det finnes mange typer skriftlig kommunikasjon som brukes i virksomheten. Bedrifter bruker skriftlig kommunikasjon til å veilede ansatte på selskapspolitikken, informere kundene om produkter og tjenester, og til å gi investorer av bedriftsstrategier. Nøkkelen til å skrive effektiv forretningskommunikasjon er å skreddersy meldingen til målgruppen din. Skriv på en klar, enkel og kort måte slik at folk lett kan forstå meldingen din.
e-post
E-post er den vanligste formen for skriftlig forretningskommunikasjon, ifølge Startupbizhub, et nettbasert referansested. Forretningsfolk bruker e-post til å sende dokumenter, sette opp møter, bekrefte avtaler og kontakt jobber kandidater. Til tross for deres relative uformellhet, bør e-postene dine fremdeles være profesjonelle. Pass på at du adresserer e-postene dine til alle tiltenkte parter. Å forlate bare én person ut kan hindre e-postens effektivitet. Legg også opp det spesifikke emnet for e-postadressen din i "Emne" -området. Unngå å skrive lange avsnitt i e-postene dine. I stedet brøt teksten din opp med kortere avsnitt og punktpunkter, ifølge Forbes online magasin.
forslag
Forslag er dokumenter som skisserer kommende prosjekter. For eksempel sender forretningskonsulenter og reklamebyråer forslag til selskaper for prosjekter eller spesielle oppdrag. En markedsføringsleder kan sende inn et forslag til forsknings- og utviklingsavdelingen for å gjennomføre produktforskning. Forslag er ofte bare en eller to sider lang. Mange selskaper bruker spesifikke skjemaer for sine forslag. Sørg for at du klart identifiserer alle prosjekttrinnene og oppgavene i forslaget. Inkluder også de tilknyttede kostnadene for hver bestemt oppgave. For eksempel, oppgi utskrifts-, post- og portokostnadene dersom du skriver opp et forslag til et direktepostprosjekt.
rapporter
Rapporter er en annen type skriftlig forretningskommunikasjon. Bedrifter bruker rapporter for å informere ansatte om ulike aspekter av virksomheten. Finansdepartementet vil for eksempel skrive økonomiske rapporter for å oppsummere selskapets fortjeneste og salg. På samme måte kan en markedsføringsforsker skrive en rapport som oppsummerer resultater fra en kundetelefonundersøkelse. Skriv rapportene dine i et strukturert format. Gi en kort introduksjon til rapporten. For eksempel, fortell avdelingsledere hvordan og når du gjennomførte en kundetelefonundersøkelse. Ta med de sentrale målene du hadde til hensikt for prosjektet. Oppsummer funnene dine i rapporten. Legg til diagrammer og diagrammer for å avklare mer komplekse konsepter. Ta med et sammendrag i rapporten som fremhever viktige funn eller resultater. Videre, alltid ta med et følgebrev med rapporten for å introdusere det til ledere eller ledere.
brosjyrer
Brosjyrer er litteratur som inneholder dine produkter og tjenester. Bedrifter bruker brosjyrer til å selge produkter eller bistå selgere med salgssamtaler. Bedrifter produserer brosjyrer i mange former og størrelser. Noen brosjyrer er letter størrelse mens andre brettes i halv eller tredjedeler. Bruk farge og bilder i brosjyrene dine som inneholder dine hovedprodukter eller tjenester. Bryt opp hver side av brosjyren din med god tomt plass, noe som gjør brosjyren mer lesbar.
