Å signere eller ikke logge? Det er spørsmålet som ofte oppstår når travle ledere har satt seg ut for å skrive et notat. I motsetning til forretningsbrev, som tydeligvis krever en signatur, er notater en annen sak. Enten å signere dem er ikke klart for mange unge ledere som bare starter i næringslivet. Følgende tips vil bidra til å gi litt lys om å signere eller ikke å signere.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Grunnleggende tekstbehandlingsprogram
-
Grammatikkguide eller stilbok, dvs. AP Style Book
-
Aktuell forskning, dvs. finansielle rapporter, regnskapsrapporter mv.
-
Ordbok, tesaurus, regnearkprogramvare (valgfritt)
På overflaten kan de virke likt, men det er mange forskjeller mellom et notat og et brev. Brev skrevet på firma brevpapir er eksterne dokumenter. De pleier å gå til mindre utenfor målgrupper, for eksempel kunder, leverandører og industriregulatorer. Dette gjør en signatur til et nødvendig element. Notater er imidlertid interne og settes vanligvis bare av selskapets ansatte. I praksis inneholder notater ikke en signatur. Imidlertid er noen ganger ledere klokt å inkludere deres initialer ved siden av navnet i overskriften. Det virkelige trikset er å vite om og når du skal gjøre det.
Formålet med et notat vil bidra til å diktere om du vil signere det eller ikke. For det andre til e-post, er notater et primært verktøy som brukes av ledere til å dele informasjon med ansatte, enten det er enkle kunngjøringer eller nøkkelinformasjon om endringer i politikken. Noen notater har en tendens til å være mer følsomme enn andre.
Hvor sensitiv er informasjonen? Rutinemessige notater - de som omhandler ikke-kontroversielle temaer - utgjør hovedparten av notater sendt av ledere. Disse typer notater krever sjelden oppfølging og pleier å bli tatt til pålydende. Andre emner, som for eksempel bedriftsreduserende tiltak, reduserte helsemessige fordeler, etc., kan være vanskelige for de ansatte å høre. Som et resultat kan deres gyldighet utfordres. Når emnet er følsomt, kan memo-forfatteren starte notatet for å legge til gyldighet for innholdet. Men selv da er det ikke nødvendig med initialer.
Hvor mange mennesker vil motta notatet? Igjen, notater går noen ganger til hundrevis av mennesker og initialisering av dem kan være en tidkrevende oppgave. I næringslivet er tiden penger. Selv legge til initialer kan være et stort foretak. Når du bestemmer om du skal starte et notat eller ikke, spør du hvilken verdi som legges til med denne oppgaven? Hvis ingen, hopp over det.
Tips
-
Signatur blokkerer signal til leserne at de har nådd slutten av et brev. Med notater, telegrafiserer sluttingen ved å bruke overgangsuttrykk som markerer konklusjonen, for eksempel "i avsluttende" eller "til slutt".
Advarsel
Husk, om du skriver et notat eller et brev, med eller uten en signatur, kan det være et juridisk bindende dokument. Ikke dør av korrespondanse i hast. Du kan få deg selv og din bedrift i varmt vann.
