Konkurranse om forbrukernes lojalitet gjør det viktig for bedrifter å gjøre alt de kan for å rimelig tilfredsstille kundenes behov. For å holde seg oppdatert med deres tjenesteprioriteter, vedtar mange selskaper et kundeservice charter, et dokument som stavar ut kundeservice mål og prosesser. Skrive et kundeservice charter tar ikke mye tid eller penger.
Utvikle en generell oversikt over virksomheten din som beskriver hva du gjør, eller hvilke produkter og tjenester du tilbyr. For eksempel, hvis du eier et smykkeselskap, kan oversikten din være "XYZ Company er en håndverksvirksomhet som skaper håndlaget smykker laget av ekte edelstener."
Skriv ned dine kundeservice mål. For eksempel, hvis du eier et grafisk designfirma, kan dine mål være å fullføre bestillinger innen den angitte tidsrammen med mindre enn tre revisjoner. Hvis du kjører en atletisk skobutikk, kan kundeservicemålene hjelpe hver kunde til å finne den mest passende skoen for sin sport, og være kunnskapsrik nok til å svare på alle spørsmål de har om atletiske sko.
Skriv ned dine kunders rettigheter som de vedrører virksomheten din. For eksempel kan en klærbutikk anse at deres kunder har rett til høflig, rettidig assistanse og rask betaling.
Legg til en del i charteret ditt som beskriver hva bedriften din skal gjøre for å sikre at du oppfyller dine kundeservicemål og ivareta dine kunders rettigheter. Hvis du går tilbake til klærbutikkeksemplet, kan du bestemme at du vil beholde alle skjermer presentabel eller ordentlig, hilse på hver kunde med et smil, og regelmessig innføre nye trender i beholdningen.
Merk i charteret ditt hva kunder kan gjøre hvis de ikke føler at deres rettigheter ble æret, eller hvis dine kundeservicemål ikke ble oppfylt. Dette kan inkludere postadresse, telefonnummer eller e-postadresse til kundens klageavdeling eller bedriftsleder.
Legg inn kundeservice charteret på firmaets nettsted, blogg eller i butikken din eller på kontoret.
