Et personlig forretningsbrev er skrevet fra en person til et firma eller en organisasjon. Et slikt brev kan skrives av flere grunner: Å løse et problem som en feil på en regning; å be om retur eller bytte av et produkt å rose det gode arbeidet til en ansatt eller å be om en donasjon av tid, penger, produkter eller tjenester til en fordel. Uansett grunnen er det skrevet et personlig forretningsbrev på et tomt stykke papir, ikke på brevpapir. Vurder følgende neste gang du må skrive en.
Sideoppsett
Bruk 1-tommers marginer på toppen, bunnen og sidene av siden din. Hvis din personlige forretningsbrev er kort, øk toppmargenen til 2 tommer og sidene til 1 ½ tommer. Bruk en lettlest skrift som Times New Roman, Arial eller Cambria med 11 eller 12-punkts skriftstørrelse. Enkeltrom dine linjer.
Letter Style
Hvis du bruker blokkbokstavsstilen, begynner alle linjene på venstre marg. For modifisert blokkstil, start datoen og lukkelinjer på midten av siden i stedet for venstre margin.
Din adresse og datoen
Din adresse (også kalt avsenderens adresse) begynner på første linje på siden, og alle vanligvis forkortede begreper som gate, leilighet eller boulevard skal staves ut (for formalitet). Ikke glem kommaen mellom navnet på byen din og tobrikkens forkortelse av staten din. Ikke la det være tomt mellom den siste linjen av adressen din og datoen, som er dagen brevet er fullført eller sendt. Skriv inn måneden, dagen og året på første linje, stave ut måneden. Skriv for eksempel "27 september 2008" i stedet for "27 september 2008" eller "9/27/08." Ikke glem komma mellom dato og år. Hvis du bruker den modifiserte blokkstilen, begynner du å skrive adressen din midt på siden istedenfor venstre margin.
Mottakers navn, firmanavn og adresser
Fire linjer (eller 1 tommer) under datoen, skriv mottakerens navn som begynner med "Mr." eller "Ms" Bruk både for- og etternavn, etterfulgt av et komma og mottakerens tittel (for eksempel leder, veileder, koordinator). På neste linje skriver du firmaets navn, etterfulgt av firmaets adresse (også kalt den innvendige adressen) uten forkortelser unntatt statens.
hilsen
En tom linje senere, skriv inn hilsen med samme navn som brukes i den innvendige adressen, begynnelsen med "Kjære." Hilsen i et personlig forretningsbrev skal ende med et kolon. For eksempel, "Kjære Ms Lucinda Jones:"
Kropp
I et personlig forretningsbrev begynner kroppen på en tom linje etter hilsen. Enkeltrom og venstre - rettferdiggjør hvert avsnitt i kroppen, og la en tom linje mellom avsnittene. Konkis er nøkkelen: Begynn med en vennlig åpning etterfulgt av formålet med brevet. Det andre avsnittet skal begrunne formålet; gi detaljer som kontonumre, faktura nummer, datoer for forsendelser eller tjenester, og produkt eller ansattes navn for å hjelpe leseren og din sak. Gi kun relevant bakgrunn og støttende informasjon, husk at leseren din er opptatt. Det siste avsnittet bør omformulere formålet (fra første ledd) og om nødvendig be om noen form for handling.
Slutt og oppbevaring
Lukkingen av ditt personlige forretningsbrev bør etterlates rettferdiggjort med mindre du bruker den endrede blokkstilen, som krever at du starter begynnelsen i midten av siden. Hvis lukkingen din er mer enn ett ord (for eksempel, "Takk" eller "Vennlig hilsen din") aktiverer bare første bokstav i det første ordet og bruk et komma etter det siste ordet, ikke et kolon som foreslått etter hilsen. Tre tomme linjer senere, skriv inn hele navnet ditt. Du kan skrive ut brevet og fysisk signere navnet ditt mellom avslutningen og ditt skrevet navn hvis du ønsker det. Personlige forretningsbrev er registrert kommunikasjon mellom deg og en bedrift. Derfor er det en god ide å beholde en kopi av personlige forretningsbrev du skriver. Hvis du er bekymret for deres ankomst via post, bekreft dem på postkontoret før du sender dem slik at du vet når firmaet mottar brevene dine.
