Enten du selger widgets eller tilbyr tjenester og ekspertise, er brev som ber om betaling på forfallsregnskap en nødvendig del av å gjøre forretninger. Noen ganger må folk bare bli påminnet om deres gjeld. Andre ganger kan kundene være forsiktig å unngå sine forpliktelser. I det forrige tilfellet kan disse bokstavene øke betalingen av det skyldige beløpet; I sistnevnte kan de bidra til å demonstrere de trinnene du tok før du søkte formell samlingsarbeid, som kan hjelpe deg med å seire i retten. Bokstavene skal i alle tilfeller være utarbeidet tydelig, konsist og høflig og profesjonelt
Oppgi balansen forfaller
Den innledende delen av brevet skal tydelig angi balansen som skal betales. Etter en enkel hilsen (for eksempel "Kjære Herr Smith"), åpne brevet ved å minne om leseren om det nøyaktige beløpet som er skyldig. Bruk en uttalelse som "Dette brevet er å minne deg om din utestående saldo til ABC Corporation. Våre oppføringer indikerer at kontoen din er forfalt med et beløp på $ 56,39. "Før du utarbeider denne delen av brevet, verifiser du det eksakte beløpet som skal betales med din betalbare konto. Vedlegg en kopi av den utestående fakturaen til brevet og referer til vedlegget i denne delen.
Beskriv akseptable former for tilbakebetaling
Avhengig av gjeldets art, din virksomhets regnskapsregler og hvor raskt du ønsker å tilbakebetale pengene skyldige, er akseptabel betalingsmåte en annen viktig detalj for å tydeliggjøre. Kontanter i hånden er åpenbart raskere enn å vente på en personlig sjekk for å rydde, men avhengig av beløpet kan det ikke være mulig å kreve tilbakebetaling på denne måten. På samme måte aksepterer ikke alle virksomheter kredittkort, og selskaper kan akseptere en utstederes kort, men ikke en annen. Under alle omstendigheter, ta med en uttalelse som "Betaling kan skje med kontanter, sjekk eller kredittkort. Vi aksepterer Visa eller Mastercard. Sjekker kan utføres til kontoer som kan betales."
Angiv klart en frist
Ikke la kravet om tilbakebetalingens frist være åpen for tolkning. Bruk en uttalelse som "Vennligst overfør denne saldoen innen 10 virkedager, eller kontakt vårt kontor umiddelbart for å foreta en betaling over telefonen." Angående en frist angir ikke bare følelsen av haster for leseren, men gir deg også en tidsramme for når du kan forvente betaling og lar deg vurdere hva du skal gjøre neste gang hvis betaling ikke gjengis i vinduet.
Statlige konsekvenser for forsinkelse
Hvis det er noen konsekvenser for en ytterligere forsinkelse i betalingen, oppgi dem ved brevets avsluttelse. En felles konsekvens er innledningen av formelle rettssaker for å gjenopprette beløpet i retten. Andre konsekvenser kan være å løfte tvisten høyere opp i organisasjonen eller stoppe tjenestene. Hvis brevet er en endelig advarsel, bruk en uttalelse som "Dette er den endelige varsel du vil motta. Hvis vi ikke mottar full betaling innen 10 dager fra datoen for dette brevet, vil vi søke alle rettsmidler som er tilgjengelige for å gjenopprette denne gjelden."
