Før kunstnere kan ha sine arbeider som henger i gallerier, må de sende inn et kuratorielt forslag. Kunstneren oppretter det kuratoriske forslaget om å informere galleriets kurator om arten av deres foreslåtte utstilling. Forslaget inneholder temaet for utstillingen, bildene som skal brukes på displayet og den målgruppen som er beregnet for arbeidene. Galleriets eier eller kurator undersøker forslaget om å avgjøre om den planlagte utstillingen passer til galleriets klientell.
Dekkbrev
Et følgebrev tjener som en måte for kunstnere å introdusere seg til galleriets eier eller kurator. Et skikkelig følgebrev adresserer beslutningstakeren ved navn, i stedet for som "til hvem det kan bekymre seg." Omslaget inneholder en kort beskrivelse av kunstnerens legitimasjon, inkludert utdanning, opplæring, priser og eventuelle tidligere utstillinger av kunstnerens arbeid. Omslaget inneholder også grunner til at den foreslåtte utstillingen passer til galleriets publikum. Brevet kan også nevne tidligere utstillinger som galleriet har holdt som ligner det kunstneren foreslår.
Vis synopsis
Et kuratorielt forslag inneholder en eller to siders synopsis. Denne synopsisen forklarer detaljene i den foreslåtte utstillingen. Synopsis presenterer disse spesifikasjonene enten i prosessform eller i punktpunkter for lettere lesing. Synopsis beskriver temaet for den foreslåtte utstillingen, samt en forklaring på hvordan arbeidene som skal presenteres, passer inn i det aktuelle temaet. For eksempel, en oppsummering for 2009-utstillingen "Syntetisk" på Whitney Museum detaljert hvordan bruken av akrylmaling av kunstnere på 1960-tallet var medvirkende til å endre "retningen av etterkrigs amerikansk kunst".
Vis bilder
Forslaget må inneholde bilder av brikkene som skal vises. Bildene viser brikkene i høy oppløsning og som kunstnerne har tenkt å vise dem, inkludert spesielle belysningsrammer, innramming eller støttestrukturer. Både kvaliteten og formatet på bildene må tillate kuratoren å se arbeidene med liten eller ingen stress. Hvis bildene er av dårlig kvalitet, eller hvis formatet er for vanskelig å se bildene på riktig måte, kan kuratoren se bort fra resten av forslaget.
Målgruppe
Det kuratorielle forslaget inneholder også grunnene til at kunstnerne mener at deres arbeid appellerer til en målgruppe. Målgruppen kan være like spesifikk som high-end kunstsamlere eller like bred som familier med barn. Siden gallerier gjør sine inntekter ved å selge kunstverk, må forslaget vise til galleriets eier eller kurator hvordan kunstnerens arbeid tiltrekker potensielle besøkende. For eksempel inneholder retningslinjene for en utstilling ved Columbia College of Chicagos utstillings- og utstillingsområde, instruksjoner for å vurdere høgskolens studenter, fakultet og ansatte, samt det bredere fellesskapet når de sender ut et utstillingsforslag.
