Som det er tilfelle med en strukturert organisasjon, må du opprette regler for protokollen. Protokoll er et sett med retningslinjer for kommandokjeden for hvordan ulike medlemmer av en organisasjon må kommunisere med hverandre. Etablere og administrere ulike kommunikasjonslinjer innen en bedrift tidlig, slik at alle arbeidere og ledere forstår hvem de skal kontakte.
Eier til leder
Kommunikasjonslinjer må være åpne mellom bedriftseiere og ledelse. Det er sjelden at en eier snakker direkte med ansatte eller andre kontakter i virksomheten, som regel, når han har ledere til å gjøre dette danner ham. Selskapets eier gir retning for hvordan man skal administrere selskapet, samt oppdateringer og nyheter han ønsker å gi ansatte gjennom ledere.
Leder til ansatt
Kommunikasjonslinjer mellom ledere og ansatte er avgjørende for den daglige driften av selskapet. Ledere må delegere spesifikke oppgaver til arbeidstakere og svare på spørsmål om arbeidsprosjekter. En leder kommuniserer ofte gjennom regelmessige møter med hele avdelingen. Hun kan også planlegge årlige ansattes gjennomgangssessioner med individuelle arbeidstakere for å diskutere ytelse og produktivitet. Forholdet mellom en leder og en ansatt krever gjensidig kommunikasjon. Hvis en ansatt har spørsmål, må han spørre direktør eller veileder for å respektere kommandokjeden.
Ansatt eller leder til Business Contacts
En eier kan også måtte etablere kommunikasjonsregler for sine ansatte eller ledere og eksterne forretningskontakter. For eksempel kan ansatte i et produksjonsfirma måtte kommunisere direkte med representanter fra selskaper som leverer råvarer til å sende inn bestillinger eller be om informasjon. En investor vil kanskje snakke med selskapets ledelse. Som venturekapitalist Brad Feld sier, "Det er vanskelig nok å få en bedrift oppe og løp; Å ha tvunget hindringer for kommunikasjon mellom nøkkelledere og innflytelse i selskapet gjør det vanskeligere. "Samtidig, hvis eieren eller lederen tillater at mange individuelle ansatte kontakter en utvendig kontakt, kan det føre til forvirring. Av denne grunn tilordner ledere bestemte ansatte, for eksempel innkjøpsagenter eller forretningssammenheng, å kommunisere med eksterne forretningskontakter.
Kommunikasjon med kunder
Muligens er den viktigste kommunikasjonslinjen i en bedrift mellom ansatte i en bedrift og sine kunder. Det er ikke uvanlig for alle ansatte i et nivå, inkludert bedriftseier, å få direkte kontakt med en klient. I enkelte tilfeller er enkelte ansatte imidlertid ikke autoriserte til å snakke med kunder eller kunder av samme grunn som de ikke kan snakke med tjenesteleverandører og forretningskontakter - potensialet for forvirring.
