I skriftlig bedriftskorrespondanse er det vanlig å bruke en hilsen når du starter og avslutter brevet eller e-posten. Hilsen du bruker til å starte meldingen, stiller tonen for resten av korrespondansen.
Før du begynner kommunikasjonen din, er det viktig å ha en forståelse av hvem du skriver til, og hvilket nivå av formalitet du må bruke for denne form for kommunikasjon. Mens mange organisasjoner bruker formelt språk i sin virksomhetskommunikasjon, er det også mange selskaper hvor uformelt forretningsspråk er akseptabelt og oppmuntret.
Velg en Business Letter Greeting
Bedriftshilsenene du bruker til å starte meldingen, vil avhenge av om du kjenner navnet til personen du skriver til. Når det er mulig, er det best å adressere brevet eller e-posten til en bestemt person. På denne måten griper meldingen sin oppmerksomhet. Men hvis du ikke vet navnet deres, er det noen formelle alternativer du kan bruke: "Til hvem det kan bekymre seg," "Kjære herr eller fru," "Hilsen" og "Hei."
Hvis du kjenner navnet til personen du adresserer korrespondansen din til, må du stave den riktig. Feilsøking av en persons navn i en forretningsinnstilling viser uforsiktighet eller mangel på respekt.
Her er noen formelle hilseneksempler du kan bruke når du kjenner navnet til personen du skriver til: "Kjære navn", "Til navn" og "Hei navn." Avhengig av forholdet ditt med mottaker, kan du kanskje bruke sitt fornavn. Hvis det er et veldig formelt forhold, kan du være bedre med å bruke "Mr.", "Mrs." eller "Ms," etterfulgt av etternavnet.
Noen typiske uformelle forretningseksempler inkluderer "Hei navn" og "Hei navn." Bruk bare disse hvis du kjenner organisasjonens kultur godt og kan bekrefte at det er en uformell. Du bør ikke bruke slike salutasjoner på formell korrespondanse, for eksempel et følgebrev, anbefalingsbrev eller undersøkelsesbrev, uavhengig av hvor tilfeldig organisasjonen er. Det er best å bruke disse tilfeldige salutasjonene bare i tilfeller der du har et etablert forretningsforhold.
Prøv disse næringsbrevsluttene
Når du logger deg på brevet eller e-posten, må du bruke en lukking som stemmer overens med tonen du har brukt i hilsen og brevet. For eksempel, hvis du startet e-posten med en uformell, «Hei navn», bør du sannsynligvis ikke bruke et formelt forretningsbrev som lukker som "Respektivt ditt."
Disse forretningsbrevstenger kan brukes i mer formelle brev og e-postmeldinger: "Vennlig hilsen", "Respectfully yours", "Med vennlig hilsen", "Med vennlig hilsen", "Veldig respektfullt", "Trofast din" og "Med vennlig hilsen." Denne typen av tone er best for organisasjoner der formell korrespondanse er normen, eller for dokumenter av mer formell karakter, for eksempel deksler.
Her er noen avsluttende eksempler for å prøve uformell korrespondanse: "Takk," "Mange takk," "Best" og "Beste ønsker." Disse typer forretningsbrevstenger er best brukt i selskaper som har en forretningsmessig tilfeldig atmosfære, og med folk med hvem du har en etablert bånd på. Ikke bruk en uformell tone for å signere viktige formelle dokumenter.
