Forsiktig om å lage et svar på en forretnings e-post - enten fra en klient, prospekt, sjef eller kollega - kan gjøre hele forskjellen i å sikre ønsket reaksjon og respons.
Forstå forfatteren
Se nøye på hvem som skrev e-posten, siden dette spiller en rolle i nivå av formalitet du bruker til å svare. For eksempel foreslår e-etikettekspert Lindsay Pollak å svare på en e-post som bruker formelt språk ved å bruke lignende formelle og høflige språk. Hvis avsenderen bruker en uformell tone, bruk en mer avslappet tone, men hold den profesjonell.
Bestem utfallet
Finn ut hva handling du vil at leseren skal ta når du svarer. For eksempel, hvis du sender et svar på et prospekt, vil du at de skal kjøpe. Men hvis du sender et svar til sjefen din, vil du ha henne til å tro at du er profesjonell og dyktig. Svar til folk om kundeservice problemer bør resultere i en lykkelig kunde som føler at hans behov ble møtt.
Tips
-
Vent til du har roet ned for å svare på en kontroversiell e-post.
Beskriv resultatet i setning 1
Bruk første setning av svaret ditt til Beskriv hva du vil oppnå, foreslår Geoffrey James, en bidragende redaktør ved Inc. For eksempel, hvis en kunde sender en epost med en klage, bruker du din første setning for å si at du vil løse problemet slik at kunden føler seg fornøyd og fornøyd med kjøpet.
Lag poengene dine
Nå er det på tide å forklare hvordan du planlegger å gjøre din første setning skje. Bruk små avsnitt å gjøre poengene dine. James anbefaler å bruke bevis for å sikkerhetskopiere ideene du beskriver i ditt svar. Avhengig av emnet og handlingen som trengs, kan bevis være så enkelt som å påpeke et faktum eller så omfattende som å gi flere detaljer som er spesifikke for emnet. For eksempel, hvis sjefen din spør hvorfor du vil ha en utgift godkjent, gi et faktum eller to om hvordan godkjenning av utgiften vil være til fordel for avdelingen eller selskapet generelt.
Gi et anrop til handling
Bruk din siste setning til omgjøre hva du vil at leseren skal gjøre neste gang. Denne setningen bør gå hånd i hånd med åpningsdelen din. For eksempel, for å gjøre kunden glad, forklar trinnet du er villig til å ta for å løse problemet.
Logg av
Til slutt, bruk sign-off ord, for eksempel "Best" eller "Takk" så mottakeren vet at de har nådd slutten av e-postmeldingen, foreslår Forbes-personforfatter Susan Adams. Legg til navnet ditt, og ta med din virksomhets signatur i alle e-postmeldinger. Signaturen skal inneholde ditt fulle navn, firmanavn og kontaktinformasjon, inkludert telefonnummer og nettsideadresse.
Tips
-
Proofread og stavekontroll sjekke e-posten din før du trykker på "send" -knappen. Ellers kan feilen få deg til å se sløv og uprofesjonell.
