Når en kontrakt avsluttes, bør mengden penger budsjettert for kontrakten samsvare med det som ble utbetalt. I praksis kan det være feil, bonuser som ikke ble opptjent, holdt tilbake avgifter og andre steder i kontraktsbudsjettet hvor bøkene ikke balanserer. Kontraktsavstemming er prosessen med å forklare og løse eventuelle økonomiske løsninger: oppgavene innebærer å finne feil, finne årsaken, beregne størrelsen og finne ut hvordan de skal løses.
papir~~POS=TRUNC
Den første oppgaven med å forene en kontrakt er å gå over papirarbeidet, ifølge forsvarsdepartementet. Tjenestene til de ansatte som arbeider med forsoning, omfatter å sammenligne grunnkontrakten, sammen med eventuelle endringsordrer, med fakturaoppføringer, betalingsbevis, offisielle regnskapssystemer og eventuelle transaksjoner som allerede er behandlet. Den føderale regjeringen har utviklet forsoningsdatasystemer som gjør det mulig for forsoningspersonalet å samsvare dokumentasjonen arkivert elektronisk i ulike avdelinger.
dokumentasjon
Det kan vise seg at det mangler dokumenter som gjør det umulig å forene kontrakten riktig. I så fall er stabenes jobb å gjøre en uttømmende søk av poster, elektronisk og hard copy, for å finne dokumentasjonen. Hvis noe materiale ikke kan bli funnet, må personalet gjøre det beste de kan med informasjonen de har.
avvik
Stabenes neste plikt er å finne årsakene til avvik. Potensielle grunner er svindel, regnskapsfeil, en nedgang i leveransekostnadene eller en entreprenør som ikke har returnert en overbetaling ennå.
Justere bøkene
Når det er funnet feil, er den endelige plikten til en kontraktsavstemming jobb å oppdatere kontoene - justere dem når overbetalinger returneres, eller for å fjerne feil, eller når sen betalingskuponger endelig blir sendt inn.
