Når kontanter sendes til en annen person i et forretningsmiljø, bør en oversikt over transaksjonen registreres. Ofte får ansatte tilgang til kontanter for å betale for små kjøp gjort på vegne av selskapet. Kontantfondet kalles små penger, pleide å betale for ting som kontorrekvisita, måltider og gaver. Alle utbetalinger skal følges i en journal, sammen med alle kvitteringer for hver utbetaling.
Opprett journalkolonner for følgende felt: Dato, Mottaker, Beskrivelse og Beløp.
Få kvitteringen for hvert kjøp og telle det eksakte beløpet av kjøpet, inkludert skatt tilbake til ansatt.
Fyll ut alle journalfeltene og hold kvitteringen med journalen. Legg inn kreditter når fondet er påfyllt.
Kryss av kvitteringene for hvert kjøp med hovedbokspostene i slutten av måneden.
Trekk de totale månedlige utbetalingene fra balansen ved første måned. Kontroller at beløpene samsvarer, eller gjør et notat og en justeringsoppføring for å ta hensyn til forskjellen.
