Å legge av ansatte kan være en vanskelig oppgave. Skrive et notat som vil sette folk ute av arbeid og uten inntekt for å støtte seg selv og deres familier, er ikke en oppgave som mange arbeidsgivere vil møte. Hvis du befinner deg i en situasjon der økonomiske tider og mangel på inntekter tvinger deg til å redusere arbeidsstyrken din, skjønner du å skrive et layoff-memo er din første handlingsplan. Et godt formulert layoff-memo kan hjelpe din bedrift til å unngå juridiske problemer og komplikasjoner som kan oppstå under oppsigelsesprosessen.
Skriv med en tone som uttrykker sympati mot de ansatte som blir lagt av. Uttrykke dine angrer når du må la dem gå. Den rette tonen kan hjelpe til med å lette spenningen som vil være til stede under en avslapning, og kan bidra til å redusere sjansen for å angre dine avslappede ansatte.
Vær ærlig. Forklar i detalj hvorfor du må legge av dine ansatte. Hvis årsaken er basert på manglende etterspørsel eller tap av fortjeneste, gi de økonomiske detaljene. Hvis det er en sjanse, kan du ringe til ansatte, forklare tydelig hvordan prosessen kan oppstå hvis den gjør det. Ikke forsikre ansatte de midlertidig legges av, med mindre det er tilfelle.
Forklar selskapets policy om valg av ansatte skal legges av. Pass på at politikken er skriftlig. Dette kan bidra til å lette sjansen for et søksmål fra en ansatt som kan foreslå at han ble plukket for oppsigelse av personlige grunner. Hvis firmaet legger av ansatte som har mindre tid med selskapet, oppgi det i notatet, og henvis til den skriftlige politikken.
Forklar eventuelle avgangspakker som er tilgjengelige, og hvorvidt de avskrevne medarbeiderne vil ha mulighet til å beholde selskapets ytelser.
Lukk notatet ved å si at selskapet vil gjerne gi referanser til avskedigede arbeidstakere som søker en jobb andre steder. Igjen, uttrykke din anger, og takk de ansatte for deres service til selskapet.
