Produktsponsorer kan bistå arrangementet eller organisasjonen ved å tilby produkter gratis, normalt i bytte for å annonsere sine tjenester og markedsføringsvarer til de tilstedeværende. Selv om det kan ta tid å sikre en relevant sponsor, kan deres engasjement være ypperlig når midler eller finansiering er et vanskelig problem under planleggingsstadiene av aktiviteten din. Mens omfanget av sponsing kan variere dramatisk, forblir prosessen for å sikre den rett og slett.
Bestem din eksakte forespørsel. Selv om det er mulig å nærme seg en sponsor uten et bestemt sett av krav, er det nyttig å bestemme et ønskelig ressursnivå som en potensiell sponsor skal gi. Dette gjør det mulig for sponsoren å raskt forstå det planlagte omfanget av sponsoratet, og gir deg et utgangspunkt for forhandlinger.
Lag en omfattende liste over relevante sponsorer. Det er ofte nyttig å undersøke tidligere lignende hendelser, for å finne ut hvilke selskaper som aktivt sponser sammenlignbare prosjekter. Forskning hver sponsor på listen din, og noter sitt typiske bidrag til klienter og den personen som forespørselen din skal rettes til.
Skriv en kort, muntlig presentasjon om prosjektet ditt. Dette danner grunnlaget for telefonsamtalene dine når du kontakter bedriftens representanter. Presentasjonen skal inneholde en beskrivelse av prosjektet, målene dine og eksponeringsnivået som det sannsynligvis vil generere for bedriften. Mens dette er kort, bør det tillate deg å finne ut om sponsoren er sannsynlig interessert.
Forbered detaljert svar på de vanligste spørsmålene. Dette demonstrerer din beredskap og profesjonalitet. Sannsynlige spørsmål inkluderer: "Hvorfor så du på oss som sponsor?" "Hvor mye av produktet ber du om?" "Hvordan har prosjektet blitt annonsert i media?" Og "Hvor mange personer forventer du å delta?"
Møt personlig så snart som mulig. Dette styrker forretningsforholdet, og gjør avtalen vanskeligere å komme seg ut av.
Hold åpne kommunikasjonslinjer. Ring organisasjonen rutinemessig for å avklare eventuelle problemer, og gi alltid en pålitelig måte for dem å kontakte deg raskt. Dette gjelder spesielt når prosjektet skal lanseres.
Se gjennom vilkårene for sponsing og godta. Avhengig av nivået på sponsing, varierer dette fra å være en uformell muntlig avtale til en fullstendig detaljert kontrakt.
