Formålet med et dokumentkontrollsystem er å sikre at dokumentene din organisasjon bruker, er effektive og aktuelle. Dette kan oppnås ved å bruke en enkel liste over dokumenter kjent som en hovedliste.
Politikk og prosedyrehåndbok
Adressering av dokumentkontroll i retningslinjen og prosedyrhåndboken bør være det første trinnet. I tillegg bør organisasjonen identifisere en administrator for å overvåke dokumentkontroll ved å være ansvarlig for hovedlisten over dokumenter.
Hovedliste over dokumenter
Opprett en hovedliste som identifiserer dokumentene som brukes i organisasjonen din for å fungere effektivt. Eksempler på dokumenter inkluderer prosedyrhåndbøker, kvalitetshåndbøker, arbeidsinstruksjoner og skjemaer. Bruk et spredt arkformat, inkludert navnet på dokumentet og versjonen. Hvis du refererer til en mandatt prosedyre fra en ekstern kilde, vil referanse av standarden på hovedlisten bidra til sporbarhet.
Revisjonsprosess
Dokumenter som er revidert må noteres på hovedlisten. For eksempel, kvalitetssikringspolicy og -prosedyrer, versjon B. Du kan opprette ditt eget identifikasjonssystem. Noen organisasjoner bruker datoen for revisjon. Når en prosedyre er revidert, må du også se på eventuelle skjemaer eller instruksjoner som du refererer til i prosedyren.
