Regnskap er prosessen med å analysere og registrere transaksjoner. Transaksjonsanalyse og journaloppføringer er de to første trinnene i regnskapssyklusen. Postering er overføring av journalposter til en generell hovedbok, som vanligvis inneholder en egen skjema for hver konto. Tidsskrifter registrerer transaksjoner i kronologisk rekkefølge, mens ledgers oppsummerer transaksjoner etter konto. Innlegg består av noen få enkle trinn, ifølge "College Accounting" av John Ellis Price og andre.
Brukernavn
Det første trinnet er å skrive inn kontonavnet og nummeret på hovedbokformen. Et selskaps to hovedregnskap, resultatregnskap og balanse har forskjellige kontoer. Resultatregnskapet inkluderer salg (aka inntekter), kostnaden for solgte varer, markedsførings- og reklamekostnader, avskrivningskostnader, renter og skatt. Balanseførte kontoer inkluderer kontanter, kundefordringer, leverandørgjeld, obligatoriske obligasjoner, akkumulerte avskrivninger, beholdt inntjening og aksjekapital. Avskrivninger er den gradvise tildelingen av en anleggsmidlers kostnader over levetiden.
Oppføringsdetaljer
Det andre trinnet er å legge inn dato, beskrivelse og referansenummer for hver journaloppføring for hver konto i en regnskapsperiode. Referansenummeret kan være i "J #" skjema, der "J" refererer til selskapets journal og "#" refererer til journalnummeret. For eksempel vil J1 bety at oppføringen er fra side 1 i journalen. Beskrivelsen er den samme som i journalen: for eksempel "Kontant kvittering, faktura nummer 11-1097."
Debitter og kreditter
Innspillingen av debet eller kreditter er det neste trinnet i innleggsprosessen. Hver transaksjon må ha minst én debet og en kreditt. Debitter øker balansen aktivakontoer, for eksempel kontanter og beholdning, og øker resultatregnskapet kostnadsregnskap, for eksempel markedsførings- og lønnskostnader. Debitorer reduserer balanseansvarskontoer, som for eksempel betalinger, og egenkapitalregnskap, for eksempel beholdt inntjening. Innskudd reduserer også salgsregnskapet i resultatregnskapet. Kredittene øker balanseansvarskonto, egenkapitalregnskap og salgskonto. Kredittene reduserer balansen aktivakonto og kostnadsregnskap.
Balansere
Det fjerde trinnet er å beregne den løpende debet- og kredittbalansen for hver konto. For eksempel, hvis kontokontoen har en debetoppføring på $ 10.000, en kredittoppføring på $ 5000 og en debetoppføring på $ 25.000 på tre separate datoer, er de totale belastningene $ 10.000 pluss $ 25.000 eller $ 35.000, og summen av kreditten er $ 5000. Derfor er debitsaldoen på den siste datoen $ 35.000 minus $ 5000, eller $ 30.000.
Feilretting
Det siste trinnet i utskriftsprosessen er å sjekke om matematiske og dataoverføringsfeil. Regnskapsprogramvarepakker kan redusere disse feilene gjennom automatisering, men verifisering av tallene er et forsiktig trinn som forhindrer feil i å forplante seg til regnskapet.
