Konferansesamtaler gir en praktisk løsning for å få teamet sammen for å diskutere et prosjekt, motta oppdatert informasjon og få konsensus. Mange selskaper har inngått konferanseservicevirksomheter, og disse selskapene kan tilby dedikerte telefonnumre og tilgangskoder for personell, sammen med et nettverktøy som planlegger og melder telekonferanse møter. Et tildelt telekonferansenummer gir fleksibilitet når det gjelder å holde konferansesamtaler når som helst, og møtevarsler kan sendes til e-post til deltakerne. Budsjett eller gratis konferanseservice for små bedrifter tilordner et telefonkonferansenummer ved planleggingen, slik at planlegging av et møte på nettet krever minimal planlegging.
Dedikert konferanselinje
Åpne en ny e-postmelding eller en møteforespørsel (hvis e-postprogrammet ditt har denne funksjonen, for eksempel Microsoft Outlook). Skriv deltakernes e-postadresser i delen "Til" eller "Deltakere". Skriv inn emnet til møtet i "Subject" -linjen.
Skriv inn følgende informasjon i e-postens kropp eller bruk de automatiske feltene i møteforespørselen: Møtedato Starttid for møtet (inkludere tidssone) Møt sluttid (inkludere tidssone) Oppringingsnummer (ditt dedikerte konferansetelefonnummer) Konferansekode (hvis aktuelt, for deltakerne å få tilgang til konferansen)
Åpne møteforespørselsplanleggingsdelen og bruk rullegardinmenyen ved siden av hver deltaker for å angi om de er nødvendige eller valgfrie deltakere (de fleste programmer har deltakerne misligholdt etter behov). Hvis tidsplaner er tilgjengelige online, må du kontrollere at de nødvendige deltakere er tilgjengelige i ønsket tidsramme og dato.
Fest en agenda eller møte materialer ved å klikke på "Vedlegg" -knappen på verktøylinjen for e-post. Skriv inn en melding i kroppen av e-posten din, etter at konferansesamtalen er oppgitt. Klikk på "Send" -knappen for å sende møteopplysningen.
Planlegg en konferansesamtale ved hjelp av webverktøyet
Logg deg på konferansetjenestekontoen din, for eksempel Premiere Conferencing, Go to Meeting eller Free Conference.
Klikk på alternativet "Planlegg konferanse". Velg møte dato, starttid og sluttid (eller varighet) og forventet antall deltakere. Skriv inn emnet for møtet ditt i feltet "Emne". Velg typen konferansesamtale ved å klikke på "Tollfri konferanse" eller "Direkte oppringningskonferanse".
Gjennomgå nøyaktigheten av informasjonen og klikk på "Planlegg" -knappen. Skriv ut bekreftelsessiden for informasjon om konferansesamtalen, eller lagre informasjonen på datamaskinen.
Klikk på alternativet for å sende e-postvarsling til deltakerne dine. Skriv deltakerens navn og e-postadresser i de tilsvarende feltene. Klikk på "Send" -knappen for å sende et varsel til deltakerne med innloggingsinstruksjoner og en bekreftelse på e-postadressen din.
Tips
-
Be deltagere å bekrefte at de skal bli med på konferansesamtalen - de kan svare på e-postbekreftelsen tilbake eller klikke på "Godta" -knappen i meldingsforespørslelsen. Send en påminnelses-e-post og eventuelle tilleggsopplysninger dagen før møtet. Når du planlegger en konferansesamtale ved hjelp av webverktøyet, kan du utvide varigheten eller sluttidspunktet og tildele en eller to deltagere enn planlagt, for å gi deg fleksibilitet. Konferansetjenesten belaster deg vanligvis bare for antall deltakere og det faktiske antall minutter som brukes.
Advarsel
Unngå forvirring ved å sjekke møteopplysningene før du sender varselet. Noen e-postprogrammer logger alle møteforespørsler i kalenderen, og motstridende eller oppdaterte møter legges til (ikke erstatter den utdaterte avtalen).
