Ringerne kan legge igjen meldinger på taleposten din av en rekke grunner. Noen av meldingene kan være vennlige påminnelser om viktig forretningsinformasjon og kontakter. De tingene du sier på talepostmeldingen din, enten det er en personlig telefonsvarer eller en forretningsstempel, vil spille en viktig rolle i hvilken form for informasjon du kommer tilbake fra innringere. Det er noen grunnleggende opplysninger du alltid bør inkludere på din talepost.
Utgående melding
Det første du bør gjøre i å forlate en utgående melding er å identifisere navn, organisasjon og telefonnummer. Den andre tingen du bør gjøre er å adressere deg tilgjengeligheten. For eksempel kan det være lurt å si at du ikke er tilgjengelig, og gi deg tid og dag du vil være tilbake. Til slutt, detaljert informasjonstypen du vil ha tilbake på taleposten, for eksempel navn, firma, nummer og eventuelt en melding. En typisk utgående telefonsvarer kan lyde slik: "Jeg er Bob Smith med Sampson, Inc. på 555-555-5555. Jeg vil ikke være tilgjengelig til klokka 4 i dag, men vær så snill å gi navn, firma og nummer, så returnerer du telefonsamtalen straks. Takk. "Husk å være kort og gi klare og kortfattede instruksjoner til den som ringer.
Unngå problemer
Ringer kan noen ganger ringe feil nummer. Ved å ikke angi navn, organisasjon og telefonnummer på din utgående melding, kan du ofte motta meldinger som ikke er ment for deg. Ved å oppgi denne informasjonen, sørg for at innringeren vet at de har nådd den riktige personen eller ringt til riktig nummer. Du kan eller vil ikke oppfordre din ringer til å legge igjen en melding. Hvis du ikke oppfordrer dem til å legge igjen en melding, vil det være vanskelig for deg å bedømme betydningen av telefonsamtalen. Hvis du mottar en rekke talepostmeldinger, er disse meldingene viktige for å avgjøre hvilke telefonsamtaler som skal returnere raskt og hvordan du skal forberede deg på tilbakekallingen. Hvis du oppfordrer meldinger, bør du be om at oppringeren skal være kort eller oppsummere meldingen. Talemelding med lange beskjed om forklaringer kan bli tungvint eller ikke kunne være nødvendig, og dermed kaste bort tiden din.
Legg til e-post, sosiale medier
Fordi så mye informasjon deles gjennom sosiale medier, bør du sannsynligvis vurdere å legge til online kontaktinformasjon i din utgående melding. Utfordringen i å forlate sosiale medier kontakter er å få den som ringer til å forstå hvor de skal forlate den. Det kan kreve at du staver ut navnet ditt og ikke anta at den som ringer vet. Hvis du vil at en innringer skal legge igjen en melding på din e-postadresse, vil du kanskje si "Du kan gi meg en e-postadresse på Bob Smith på Sampson dot com," eller "Du kan legge igjen en melding på bobsmith på sampson dot com. "Bruk din beste dømmekraft, men stave ut navnet ditt og firmaets navn gir den som ringer det beste skuddet for å få informasjonen riktig. Det er ikke en god ide å nevne nettadresser, for eksempel Facebook eller Twitter, fordi de kan være forvirrende. Hvis du føler at de er de beste stedene å gi deg meldinger, si på din utgående melding, "Du kan også legge meg en melding på min Facebook-side."
