Frivillige tilbyr sine tjenester til sine foretrukne veldedighetsorganisasjoner, kirker og andre organisasjoner gratis. Selv om frivillige gir fri tid, ønsker mange organisasjoner ikke at deres frivillige må betale for å frivillig fordi de bruker sin egen bensin og kjøretøy for å komme seg til frivillig arbeid, og noen vil til og med bruke sine personlige kjøretøy til å utføre arbeidet. Hvis en organisasjon har råd til det, vil det ofte refundere frivillige for sine reiseutgifter. Det må imidlertid utvises forsiktighet, for ikke å skape et skatteansvar for frivillige.
Skjema W-9
Skjema W-9 er en forespørsel om et skattebetalers identifikasjonsnummer. I tilfelle av frivillige vil dette være deres personnummer. Det spør også om antall unntak frivillig har. Hvis organisasjonen skal tilby refusjoner til frivillige, må dette skjemaet fylles ut. Hvis refusjonene forblir uforpliktelige, vil ikke informasjonen være nødvendig unntatt i organisasjonens bokføring for å vise hvem refusjonene ble betalt til.
refusjon
For ikke å betraktes som inntekt, må refusjoner være for de faktiske reiseutgifter som kan dokumenteres under en ansvarlig plan. Dette betyr at frivillige må gi dokumentasjon på utgifter og at eventuelle refusjoner over faktiske utgifter blir returnert. Dokumentasjon må vise tid, sted, forretningsformål og beløp av utgiften.
Transportkostnader
Transportkostnader er for lokale reiseutgifter. Selv om dette vanligvis gjøres i en bil, kan det inkludere flybillett, bussbilletter, transportkostnader og drosjespriser. Også, eventuelle bompenger og parkeringsavgifter. For å reise i et personbil kan det være vanskelig å fastslå faktiske kostnader for ting som oljeforandring eller bensinpåfylling. Det er lettere å tilbakebetale frivillig per kilometer opp til den føderale standard kjørelønnsfrekvensen.
Reiseavdrag
Den føderale regjeringen fastsetter refusjonsrenter for næringsliv, veldedighet, medisinsk avtale og flytte miles hvert år basert på kostnadene for å drive kjøretøy. Hvis frivillige refunderes mer enn føderalskursen, betraktes overskytdet som inntekt, i så fall vil informasjonen på skjema W-9 være nødvendig. Hvis frivillig tilbakebetales til en lavere rate, kan frivillige også påberope forskjellen mellom den faktiske refusjonsraten og den føderale prisen som et fradrag på føderale inntektsskatt.
