Generelt aksepterte regnskapsprinsipper skisserer regnskapsregler for finansielle transaksjoner. Bedrifter som selger produkter bruker ofte produktprøver for å vise alternativer til kunder. Disse prøvene kan enten produseres eller kjøpes av selskapet. I begge disse tilfellene er det en kostnad for prøvene. Det finnes flere tillatte metoder for utgiftering av disse prøvene under GAAP.
GAAP Regler for utgifter
I henhold til GAAP-prinsippene må utgifter registreres i perioden som inneholder de relaterte inntektene. Hvis utgiftene ikke kan knyttes direkte til inntekter, skal de kostnadsføres i perioden de påløper. For å pådra seg en kostnad, må virksomheten være juridisk ansvarlig for det. Utgiften trenger ikke nødvendigvis å være betalt for, bare inngått kontrakt. For eksempel, hvis en bedrift leier kontorlokaler, skal hver måned leie bli kostnadsført i den måneden, selv om leien ikke er betalt. For produktprøver gir GAAP-prinsippene umiddelbar utgift av prøver når selskapet kjøper dem eller kapitalisering og utsatt del av kostnaden for fremtidige perioder.
Umiddelbar utgift av produktprøver
Selv om produktprøver kan brukes over flere regnskapsperioder eller til og med flere år, gir GAAP dem mulighet til å bli kostnadsført når de først ble kjøpt. Dette skyldes at prøver ikke ofte kan matches direkte med relaterte inntekter. Mange kunder og potensielle kunder kan se eksemplene. Noen kan gjøre et kjøp, og noen kan ikke. Utgifter til prøvene gjør det mulig for selskapet å gjenkjenne kostnadene når det påløper, snarere enn å prøve å bestemme hvilke fremtidige perioder utgiften tilhører. Å regne for utgiften, debet Prøver eller rekvisita i resultatregnskapet og kreditt enten Bank eller Kontokort, avhengig av om prøvene er betalt.
Kapitalisering av produktprøver
Hvis produktprøver kan spores til et bestemt salg, kan de aktiveres og kostnadsføres i perioden for de relaterte inntektene. Hvis for eksempel spesielle treverkprøver ble opprettet for en bestemt kunde i mai, kunne et selskap kapitalisere kostnadene på bøkene og koste dem når kunden foretar kjøpet i september. De opprinnelige regnskapspostene er kreditt til kontanter eller kontoer som skal betales og en debet til forskuddsbetaling. Når kostnaden kostnadsføres, krediteres kontoen for forhåndsbetalte kostnader, og samplene eller rekvisita-kontoen belastes.
Forældede prøver
Hvis et selskap velger å kapitalisere produktprøver og regne ut dem i en fremtidig periode eller over flere perioder, må den gjennomgå dem regelmessig for å sikre at de fortsatt er brukbare. Hvis en kapitalisert produktprøve blir forældet eller på annen måte ikke brukes av selskapet lenger, må den skrives av i den perioden. Dette gjelder også dersom prøven er skadet og ikke lenger kan brukes.
