Et sporingssystem for fornyelse av ansattes sertifiseringer er viktig, ikke bare for rettidig fornyelse, noe som kan være nødvendig for å fortsette å utføre en bestemt jobb, men også for å ta beslutninger om lønnsøkninger og kampanjer. I de fleste tilfeller er elektronisk sporing effektivere enn å bruke en tickler-fil eller skrive fornyelsesdatoer på en kalender. Selv om elektroniske alternativer kan inneholde spesialisert planleggingsprogramvare, kan du også lage ditt eget system ved hjelp av kalenderalternativet i kontorproduktivitetsprogramvare som Microsoft Outlook eller Google Kalender.
Planlegg datoer som oppgaver
Oppgi to datoer for hver sertifisering - og hver ansatt - for å sikre at fornyelsen går inn i tide. Den enkleste måten å gjøre dette på er å bruke oppgavealternativet til å opprette oppgaver for hver dato. Dette alternativet er tilgjengelig på både Microsoft Outlook og Google Kalender. Angi datoen for den første oppgaven en uke før den faktiske fornyelsesdatoen. Dette er datoen som arbeidstaker skal begynne å jobbe med å samle fornyelsesinformasjon og fylle ut skjemaer. For den andre oppgaven, skriv inn datoen du vil sende inn informasjonen. I begge tilfeller vises oppgavene på den riktige dagen i kalenderen din.
Påminn deg selv
Microsoft Outlook har et påminnelsesalternativ du kan angi etter at du har angitt fornyelsesdatoinformasjon i en ny oppgave. Plasser et merke i påminnelsesboksen og velg dato og klokkeslett du vil at påminnelseslyden skal spille av. Selv om Google Kalender-oppgaver ikke har et automatisk påminnelsessystem, kan du sortere oppgaver etter dato og skrive ut en daglig oppgaveliste fra Handlinger-menyen.
