Når organisasjoner eller myndigheter som byer og fylker trenger varer eller tjenester, vil de få den beste avtalen mulig. For å få det beste tilbudet, utsteder de anmodningsdokumenter som kalles forespørsel om forslag (RFP), forespørsel om tilbud (RFQ) eller forespørsel om bud (RFB). Disse juridiske dokumenter inviterer bedrifter til å by på å levere de varer eller tjenester som blir bedt om. Når disse materialene trengs raskt, kan budene bare aksepteres i noen dager. Hvis dette er tilfelle, kan organisasjonene eller regjeringsorganene be om at budgivere fullfører og setter i et budmemo i stedet for et fullt bud, som kan være mange sider lang.
Skriv ned budnummeret i boksen eller på linjen merket "Budnummer". Dette underretter organisasjonen eller myndighetene som ber om budene nøyaktig hvilket prosjekt du byder på. Inkluder datoen du fyller ut budnummeret i boksen eller linjen merket "Dato".
Skriv tittel på budet i boksen eller på linjen merket "Prosjektnavn" eller "Tittel". Dette finner du på forsiden av innkallingsdokumentene. Skriv plasseringen av prosjektet i boksen eller på linjen med tittelen "Location". Hvis du byder på å levere produkter, er stedet der du skal levere produktene til.
Ta med din bedriftsinformasjon. Det er bokser eller linjer for å skrive firmaets navn, telefonnummer, adresse og navnet på den ansatte som skriver og godkjenner budet.
Skriv type arbeid som blir bedt om i boksen eller på linjen merket "Type arbeid". For eksempel, hvis du byder på å tilby byggeledelse tjenester, skriv "Construction Management."
Skriv hva du skal gi organisasjonen eller regjeringen under "Arbeid inkludert" -delen. For hver tjeneste eller produkt som er oppgitt, skriv det beløpet du ber om å bli betalt under delen "Budbeløp" til høyre for delen "Arbeid inkludert". Samlet kolonnen "Budbeløp" opp i "Totalbud" -feltet eller -linjen.
Fullfør delen "Bekreftelse av tillegg". Addenda er utstedt av organisasjonen eller myndighetene når det er en endring i innkallingsdokumentene. Ta med nummeret på tilleggene i denne delen og datoen som er utstedt. Denne informasjonen er plassert på det enkelte tillegget. Det er ikke alltid tilleggsutstedelser utstedt; la denne delen være tom hvis det ikke er noen tillegg.
