Enten du er vert for et retrett, konvensjon eller en annen spesiell begivenhet, kan gjestens høyttalere tilby publikum nye perspektiver og nytte av kompetanse. En sjekkliste kan bidra til å organisere arrangementene, slik at alt går jevnt. For organisasjonens skyld deles sjekklisten inn i områder: reise, finans, teknologi, adresse og høyttalerbehov. Verten og høyttaleren kan lage sjekklister i disse kategoriene for å sikre at hendelsen ikke har noen komplikasjoner.
Reisearrangementer
Gjestens høyttalere, enten betalte eller frivillige, må vanligvis reise til det snakkende engasjementet. Dette kan innebære store reiseplaner, for eksempel flybillett og hotell, eller en enkel biltur. Det er opp til vertsorganisasjonen å gjøre arrangementene. Finn ut hvor høyttaleren kommer fra, hvilken type transport hun trenger og hennes preferanser for ankomsttid og avreise.Få også høyttalerens relevante opplysninger, for eksempel fødselsdato, som er nødvendig for noen bestillinger. Deretter bør sjekklisten inkludere booking reise - booking et hotell om nødvendig og arrangere for landtransport som en bil. Legg til et notat for å bekrefte alle arrangementer flere dager før engasjementet. Høyttalere sjekklister bør inkludere å levere verten med informasjonen og bekrefte detaljer også.
Finansielle arrangementer
Elementer på vertsens sjekkliste skal inkludere bekreftelse på at betalingen ble gjort til høyttaleren. Ofte blir høyttalere betalt en del før arrangementet som en type beholder og en del etter vellykket fullføring av engasjementet. Hvis dette er tilfelle, lage to sjekkliste elementer, slik at du ikke glemmer. Talerens finansielle sjekkliste skal inneholde å gi verten alle relevante opplysninger, for eksempel adresse eller kontonummer for direkte innskudd, samt å bekrefte at betalingen er utført.
Teknologibehov
Mange gjestens høyttalere bruker teknologi som en del av deres adresse. Gjestens høyttalere bør lage en liste over alt de trenger - inkludert bærbare datamaskiner, overheadprojektor og skjerm, kabler, peker, mikrofon og så videre. Verten bør be om denne informasjonen og legge til praktiske gjenstander, for eksempel strømledninger, backup bærbare datamaskiner og en teknisk person tilgjengelig for å løse eventuelle problemer.
Tale og materialer
Vertsorganisasjoner bør gjøre det klart hva de leter etter fra høyttaleren. Dette kan inneholde et bestemt emne som skal adresseres, eller mer praktiske detaljer, for eksempel adressens lengde. Lag en liste over alt og send det til høyttaleren. For høyttaleren bør denne sjekklisten inkludere etterbehandling og redigering av adressen. Høyttaleren bør også sjekke ut å lage dupliserte kopier av tale og støttemateriale, for eksempel en PowerPoint. Verten og høyttaleren bør samarbeide på forhånd for å avgjøre om høyttaleren vil gi en forhåndseksemplar av adressen, kanskje for media eller for et tegnspråketolk.
Ta vare på høyttaleren
Denne delen av sjekklisten er for verten, ikke høyttaleren. Din høyttaler bør behandles som en VIP for arrangementet. Tilordne en person til å fungere som en liaison og handler for høyttaleren, og gi taleren den tildelte persons kontaktinformasjon. På dagen for arrangementet, sørg for at handleren vet hvor du skal hilse på høyttaleren og gir nødvendige oppdateringer til arrangementet og viktige detaljer. Handleren bør også introdusere høyttaleren til viktige personer i organisasjonen. Legg til elementer i sjekklisten som sikrer høyttalerens komfort under hendelsen, for eksempel flasker med vann på podiet. Til slutt legg til sjekkliste elementer for å minne deg på å takke høyttaleren etter hendelsen - kanskje med et håndskrevet notat eller floral arrangement - og for å fullføre eventuelle betalinger.
