Gjør riktig, kjørelønn refusjonsbetalinger kan være et skattefradrag for bedrifter og ekskludert fra den ansattes skattepliktig inntekt. For å motta denne gunstige skattebehandlingen må bedrifter og ansatte imidlertid overholde noen retningslinjer for Internal Revenue Service. Ansatte som ikke er fullt utbetalt for kjørelengdeutgifter, kan trekke fradragsbeløpet som et annet fradrag.
Fradragsberettigede tilbakekallingsplaner
Arbeidsgivere er ikke juridisk forpliktet til å tilbakebetale kjørelønnsavgift pålagt av ansatte. Imidlertid velger mange å gjøre det fordi virksomhetsutgiftene er fradragsberettiget i skattemessige hensyn. For at en bedrift skal kunne kreve kjørelengde som skattefradrag, må det opprettholde dokumentasjon av alle utgifter det refunderer for kjøreformål. For eksempel må en ansatt som ønsker refusjon av gass kjøpt på forretningsreise, levere gass kvittering for å motta refusjon. Også, ansatte kan ikke refunderes for miles drevet som en del av deres normale pendling til jobb.
IRS Standard Mileage Rate Planer
For å forenkle rekordbehandlingsprosessen, tillater IRS bedrifter å tilbakebetale ansatte basert på en standard kjørelengde. Denne prisen er beregnet på å regnskapsføre gjennomsnittlig kostnad for gass, vedlikehold, reparasjoner, lisenser, bilforsikring, registrering og avskrivninger per kilometer. Standard kjørelengde var 56 cent per mil drevet fra skatteåret 2014, men den oppdateres med jevne mellomrom. Under denne kjørelønnsplanen må medarbeideren bare opprettholde en logg med kjøreaktivitet og notere forretningsformålet for hver tur.
Beskatning av tilbakebetaling av kjørelengde
Så lenge virksomheten har en ansvarlig plan, må medarbeideren ikke rapportere noen kilometeravgift som inntekt. For å være en ansvarlig plan, må arbeidstakeren verifisere at utgiften er forretningsrelatert, relay utgiftene i en rimelig tidsperiode og returnere eventuelle overskytende refusjoner mottatt. Hvis arbeidsgiverens plan ikke oppfyller disse standardene, er det en ukjennelig plan og refusjoner er skattepliktig. I denne situasjonen rapporteres refusjoner sammen med andre lønninger i ansattes årlige W-2.
Skattefradrag for ansatte
Hvis arbeidsgiveren ikke fullstendig refunderer deg for kjørelengdeutgifter, kan du muligens trekke fradragsbeløpet som en spesifisert fradrag. Urealiserte ansatteutgifter er registrert som utgifter til ansatte i form 2106. For å beregne utgiften kan du enten legge opp alle de kjøretøyrelaterte utgiftene du pådrar seg for arbeid, eller du kan bruke IRS standard kjørelengde. Sørg for å utelukke eventuelle miler som er drevet som en del av din normale arbeidsbuss. Diverse spesifiserte fradrag som ansattes forretningsutgifter er fradragsberettig bare etter at de overstiger 2 prosent av din justerte bruttoinntekt.
Annen kjørelengde
Sammen med ubetalte kjørelønnsutgifter for forretningsreiser, kan skattebetalere også trekke miles drevet for medisinske besøk, flytting og mil drevet for en veldedig organisasjon. IRS gir skattebetalere en standard kjørelengde fradrag på 23,5 cent per kilometer for medisinske besøk og flytting og 14 cent per mil for veldedige organisasjoner. Skatteytere kan trekke medisinsk kjørelengde som en medisinsk utgift på Schedule A. Miles drevet for veldedighet kan inngå i veldedige fradrag, som også vises på Schedule A. Flyt kjørelengde trekkes fra på Form 3903.
