Organisere et advokatkontor er en fin måte for paralegals, juridiske sekretærer og juridiske assistenter til å støtte advokater. I små advokatkontorer kan advokater selv måtte organisere seg selv. De fleste advokatkontorer har et sentralisert arkiveringssystem, og saksdokumenter blir kun sjekket ut til advokater når det er nødvendig for saksbehandlingen. Fordi advokater tilbringer tidsmøte med klienter, deltar i rettssaker, tar avsetninger og utfører andre saker, beror de på kontororganisasjon for å finne papirarbeid når det er nødvendig.
Prospektive saker
Hver advokat i advokatkontoret trenger et system for sporing av informasjon knyttet til potensielle saker.Jim Wirken, sivilrettighetsadvokat og styreleder i Wirken Law Group i Kansas City, anbefaler å bruke et skjema som heter en prospektiv nyhetsrapport. Dette standardskjemaet hjelper en advokatspor en prospektiv klientinformasjon, holder notater om samtaler om saken og registrerer tidsmessig rådgivning i saken. Hvis en saksfil åpnes senere, kan en advokat eller støtteperson bruke dette skjemaet til å lage en papirfil og en ny fil i et databasesystem for saksbehandling.
Fil Organisasjon
Filorganisasjon er nøkkelen til å organisere et advokatkontor. Denne prosessen er viktig for å organisere saksdokumenter og for å organisere regnskapsposter. Filorganisasjon hjelper også et advokatkontor til å bekjempe klientens oppfatninger av feilbehandling og legge til rette for oppbevaring av klienter. For papirfiler bør et advokatkontor utvikle et system for å organisere hver filmappe. For eksempel, i hver del av en fil, bør samme type dokumenter plasseres hver gang. I hver seksjon kan dokumenter ha fargede faner (med tall eller datoer) for å angi hvor hvert dokument begynner og slutter. Papirene skal arkiveres i kronologisk rekkefølge, enten med det nyeste dokumentet øverst eller bak på hver seksjon.
Et advokatfirma kan utvikle en filmappeguide og gi den til alle ansatte. Nye arkivklienter kan trenge trening for å forstå filguiden. Advokater og juridisk støttepersonell bør stole på det profesjonelle arkiveringsarbeidet for de fleste arkiveringsoppgaver.
Elektronisk datalagring
En organisasjon kan også bruke et databasesystem for saksbehandling for å spore saks- og regnskapsinformasjon. Enkelte databasebehandlingssystemer inkluderer muligheten til å legge ved fakser, elektroniske dokumenter og skannede dokumenter til saksfiler i den elektroniske databasen. Noen databasesystemer er spesielt nyttige for ikke-rutinemessige oppgaver, for eksempel å sjekke om en advokat har en interessekonflikt i å representere en klient (som kan føre til et etisk brudd).
Ansatte og advokater bør få opplæring i hvordan man bruker dette databasebehandlingssystemet for å lagre informasjon elektronisk. Et advokatkontor kan ønske å begrense profiler til brukere som kan sette inn eller slette poster for å unngå å miste viktig klientinformasjon.
