Fra og med 2010 er virksomheter avhengige av teknologi til å produsere varer og tjenester og oppfylle forretningsoppgaver. For å imøtekomme disse endringene bruker bedrifter noen ganger elektroniske signaturer, også kjent som e-signaturer eller digitale signaturer. Disse signaturene erstatter tradisjonelle blekk-på-papir signaturer. Det er fordeler og ulemper forbundet med å bruke en elektronisk signatur, som alle en forretningsmann burde vite før man implementerer et elektronisk signatursystem eller -politikk.
Utstyrskostnad
Elektroniske signaturer opprettes og leses av sofistikerte teknologier som bruker nettverk for å bekrefte personopplysninger som forretningssteder eller personnummer, eller som er avanserte nok til å sammenligne poeng innen håndskrift eller fingeravtrykk med poeng i bilder i databaser. Dette utstyret er ikke alltid billig, som påpekt av Beginners Guide. Selv når førstegangsutgifter er oppfylt, vil fremskritt innen elektronisk signaturteknologi bety at en bedrift må kontinuerlig oppdatere sine elektroniske signatursystemer og gi teknisk støtte.
Avskyr klienter
Elektroniske signatursystemer antar at folk vil være komfortable eller kjent med elektroniske signaturmetoder og utstyr. Men tidligere generasjoner av individer har kanskje ikke vært utsatt for nyere teknologi, og kan derfor ha problemer med å begynne å bruke den. Selv tech-savvy individer må fortsatt holde seg oppdatert med teknologiske endringer hvis de ønsker å drive forretninger elektronisk i fremtiden. Mangelen på eksponering for metoder og utstyr, sammen med behov for fortsatt teknologiutdanning, kan avskrekke noen kunder fra å bruke en elektronisk signatur.
Erkjennelse
Arbeid ledet av Fritz Grupe, publisert i 2003-utgaven av CPA Journal, indikerer at det er inkonsekvens i anerkjennelsen av elektroniske signaturer fra 2010. Folk er ikke nødvendigvis pålagt å anerkjenne en elektronisk signatur som gyldig, avhengig av deres jurisdiksjon.
Autentisering og verifisering
Når det gjelder autentisering og verifisering av identitet, kan en elektronisk signatur være bedre enn en blekk-på-papir-signatur, avhengig av hvilket system som brukes. For eksempel, hvis noen mister et usignert kredittkort, kan noen andre signere det og signaturen på baksiden av kortet vil matche kvitterings signaturer, selv om personen som signerer ikke er kortinnehaveren. Derimot er et elektronisk signatursystem som er avhengig av fingeravtrykk, mye tryggere fordi man ikke kan replikere eller smidde fingeravtrykksmatrisen.
Long Distance Business
Med en elektronisk signatur trenger en person ikke å være i samme geografiske posisjon for å fullføre en transaksjon eller validere en kontrakt. Folk kan dermed bruke elektroniske signaturer til å drive virksomhet fra tusenvis av miles unna hvis det er nødvendig, øke globale forretningsmuligheter og potensielle fortjenestemarginer.
Material- og lagringsreduksjon
U.S. Immigration and Customs Enforcement og Grupe argumenterer begge for at elektroniske signaturer reduserer mengden materiale som brukes regelmessig og tar mindre plass til å lagre. Videre letter elektroniske signaturer oppgaver som e-arkivering og elektronisk fil- og databasesøk. Dette reduserer tiden som trengs for å finne og verifisere data. Samlet sett kan disse faktorene redusere bedriftskostnadene.
