Et småbysystem hjelper bedrifter å betale små utgifter raskt uten å registrere hver transaksjon. Det er et eget kontantfond som er avsatt for å betale for forsyninger eller andre lave dollarutgifter. For å kontrollere forvaltningsfondet riktig og registrere det riktig for skatt, bør fondet lagres på et sikkert sted og forenes ofte.
Småbarnssystem
Mens noen detaljhandelsvirksomheter driver små utgifter ut av deres kassaskuff, betyr et skikkelig små innskuddssystem at man legger til side et fast beløp i en boks eller skuff og bruker den til å betale for små utgifter. Kvitteringene for utgiftene går inn i esken sammen med eventuelle endringer fra transaksjonene. Summen av kvitteringer og gjenværende kontanter bør alltid være lik mengden du startet med. For eksempel, hvis du har en $ 100 småkassefond og bruker $ 27,52 på kontorrekvisita, vil kvitteringen for kjøpet pluss de gjenværende pengene i fondet legge opp til $ 100.
kvitteringer
IRS krever kvitteringer for alle utgifter over $ 75, men det er en god vane å få kvitteringer for hver liten penge transaksjon, uansett hvor liten. Kvitteringene vil gi sikkerhetskopiering til småkasse etterfylling sjekker når du trenger å fylle opp fondet. Når små penger blir lave, må du alltid sjekke balansen med kvitteringer før du legger til mer. For å fylle opp fondet, skriv et selskapssjekk til "Small Cash", betal penger og legg pengene til boksen. Kvitteringer og småbeholdningsavstemmingskort går til bokholderen for inntreden i regnskapssystemet.
rapportering
Kleinkassavstemmingskortet og kvitteringene er sikkerhetskopiering for småkassefyllingskontrollen. Skriv inn dem som en transaksjon i bankregisteret og tildel subtotaler til hver kategori. Hvis kvitteringene for eksempel legger opp til $ 97,12 og representerer $ 29,88 i kontorrekvisita, $ 43,02 i vedlikehold og $ 24,22 i kampanjen, debiterer transaksjonen Bank $ 97.12 og kreditter Kontorrekvisita $ 29,88, Vedlikehold $ 43,02 og Kampanje $ 24,22.
Holde poster
Som andre forretningsutgifter krever IRS at du beholder kvitteringer og annen sikkerhetskopiering i syv år. Fest kvittene på baksiden av innskuddsbladet og filen for små penger når du er angitt. Oppbevar dine kvitteringer ut av sterkt lys. Noen kvitteringer trykt på termisk papir vil falme lenge før kravet om lagring er oppfylt.
