Regnskap ville være enkelt hvis du bare reduserte regnskapet til noen få linjer: penger laget i denne måneden, penger brukt, her er det som er igjen, og dette er verdien av våre eiendeler. Enkel, men ikke veldig informativ. Mens noen av regnskapsprinsippene er kompliserte, er klassifisering av kontoer grunnleggende: Ved å opprette forskjellige kontoer for ulike typer gjeld, inntekter og eiendeler, gir regnskap mer informasjon om selskapet. Det gjør ledgers og regnskapet mer nyttig for ledere, investorer og långivere.
Opptak i regnskap
I regnskapet går hver transaksjon fra kjøp av kopimaskinpapir til å selge $ 1 million i behold, inn i selskapets hovedbok. Betydningen av registrering i regnskap er at nedskrivning av transaksjoner holder ting nøyaktig. Selskapets ledelse kan se hvordan selskapet utfører og om det tjener mer enn det bruker. Investorer og långivere kan gjennomgå bøkene og regnskapet og avgjøre om selskapet kan stole på pengene sine.
Den enkleste måten å registrere transaksjoner er å skrive dem inn i en regnskapsskrift, og tilpasse ulike kontoklassifikasjoner tilsvarende. Hvis en kunde som skylder deg $ 500 betaler regningen, påvirker det to klasser, kundefordringer (nå $ 500 mindre) og kontanter ($ 500 større). Å registrere hver enkelt transaksjon når det skjer, tar tid og øker muligheten for feil. Med regnskapsmessig programvare kan bokholderne enkelt spille inn i programvaren når selskapet mottar en leverandørfaktura eller lønnsslipp ut. Programvaren debiterer automatisk eller krediterer de aktuelle konto klassifiseringene.
Klassifisering av kontoer gjør regnskapet mer komplisert, men også mer informativt og detaljert. På noen måter gjør regnskapet enklere nedover veien. Anta at du har kjøpt et omfattende bibliotek med dataprogramvare for selskapets datamaskiner. All programvare er en fast, immateriell eiendel. Når du krever avskrivninger på programvarens tap av verdi på grunn av alder, bør all programvare avskrives til omtrent samme hastighet. Registrering av alle programmene i en aktivitetsklassifisering gjør det enkelt å bruke avskrivninger til hele klassen.
Klassifisering av kontoer
Hvis du klassifiserer kontoene dine, aggregeres økonomien din i ulike kategorier i hovedbokene og regnskapet. Det bryter opp postene dine i flere brede klassifiseringer.
- Eiendomsregnskap: Denne listen inkluderer virksomhetens eiendom og utstyr, fra land til kontanter, patenter og mer.
- Ansvarskonto: Disse inkluderer penger som bedriften skylder, men har ikke betalt ennå, for eksempel kontanter, boliglån, lån og andre ubetalte regninger.
- Kapital- eller eierandelskonti: Dette er eierandelen som eier, eier eller aksjeeiere har i virksomheten. Staven stiger og faller med verdien av eiendelene og mengden av gjeld.
- Uttakskontoer: Dette dekker penger tatt ut av bedriftseiere til personlig bruk. Den inkluderer tegningskontoen i partnerskap og utbyttekontoen i selskaper.
- Inntektsregnskap: Disse rapporterer og sporer inntekten fra salg av varer eller tjenester. De inkluderer også ikke-driftsinntekter, som inntekter fra lån eller investeringer.
- Kostnadskonto: Dette inkluderer lønn, leie, lønn, forsyninger og andre utgifter.
Klassifisering av kontoer kan gå i mye mer detaljert. Asset klassifisering, for eksempel, bryter ned aktiva kontiene i flere underkategorier:
- Penger: Dette inkluderer penger på hånden i å sjekke kontoer, innskuddskontoer og selskapets små penger.
- fordringer: Med mindre du kjører regnskapet strengt på kontanter, rapporterer du penger når du tjener det, ikke når du mottar det. Si at du selger $ 1500 på lager til en kunde, men du gir dem 30 dager å betale. Du rapporterer $ 1500 så snart du tjener det. Det er klassifisert som inntekt i resultatregnskapet og kundefordringer (en eiendel) i balansen.
- Inventar: Denne kategorien inkluderer varer til salgs, delvis ferdigstillede varer og råvarer.
- Anleggsmidler: Denne aktivaklassifiseringen dekker ting du kjøper som ikke lett kan gjøres til kontanter slik lagerbeholdningen kan. Aktivene holdes på lang sikt, i motsetning til, si kontorrekvisita. Eksempler på anleggsmidler inkluderer datamaskiner, biler, møbler, bygninger og land.
Klassifiseringen skiller også eiendeler inn i nåværende og langsiktige kategorier. Omløpsmidler er de som vil bli brukt opp i det kommende året. Langsiktige eiendeler varer utover de neste 12 månedene. Revisorer klassifiserer også materielle og immaterielle eiendeler separat. Varige driftsmidler inkluderer fysiske gjenstander som lastebiler, 3D-skrivere og inventar. Immaterielle eiendeler er ikke-fysisk eiendom som patenter, opphavsrett og kundesupport.
Klassifisering og regnskap
En annen betydning for registrering i regnskap er at dataene som er registrert i ledgers, blir til slutt grunnlaget for regnskapet. De tre regnskapene konsoliderer selskapets finansielle poster på ulike måter og klassifiserer kontoer på ulike måter.
Balansen har tre store regnskapsklasser: eiendeler, forpliktelser og egenkapital, som er igjen etter å ha trukket gjeld fra eiendeler. Klassifiseringen av kontoer fordeler dem vanligvis videre, i poster som beholdning, kundefordringer, kortsiktig gjeld og langsiktig gjeld. Du er ikke pålagt å benytte alle mulige aktivklassifiseringer eller gjeldsklassifisering i balansen. Hvis du sier at firmaet ditt aldri har hatt noen immaterielle eiendeler, trenger du ikke å skrive "Immaterielle eiendeler: $ 0" for å peke ut dette. Ved å sammenligne selskapets eiendeler og forpliktelser gir balansen et øyeblikksbilde av virksomhetens økonomiske helse.
Resultatregnskapet viser lønnsomhet: Hvor mye inntekt tar selskapet i hver måned? Klassifikasjonene i resultatregnskapet inkluderer salgsinntekter, salgskostnader og ikke-driftsinntekter. Ikke-driftsinntekter kan deles inn i klasser som rente-, leie- og utbytteinntekter. Ved å bryte ned inntektsklassifiseringen, skiller denne på mellom inntekter fra din virksomhet og inntekter fra gode investeringer. Alle som tenker på å sette penger inn i firmaet ditt vil vite om produktene eller tjenestene dine tjener penger, så det bidrar til å skille den inntekten fra andre kilder.
Bedrifter som kun registrerer kontanttransaksjoner trenger ikke en kontantstrømoppstilling. Virksomheter som bruker periodiseringskontrakter trenger en siden resultatregnskapet registrerer salg og kjøp, ikke kontantbetalinger. Sporing av hvor mye penger som beveger seg inn og ut av selskapet, viser om selskapet har nok penger til å foreta låneutbetalinger eller dekke lønnslisten. Hvis kontantstrømmen er betydelig lavere enn inntektene, er det mulig at selskapet ikke gjør en god jobb med å samle inn kundefordringer. Kontantstrømsklassifiseringen inkluderer kontanter fra investeringer, kontanter fra drift og kontanter fra finansiering.
Klassifisering av regnskap i ledgers hjelper regnskapsavdelingen å opprette årsregnskapet. Hvis salg og kjøp av eiendeler er registrert ordentlig, gjør det det lettere å se eiendelklassifiseringene du må rapportere om i balansen.
Kontoplanen er en viktig del av konvertering av ledgers til regnskap. Diagrammet er en liste over alle kontoene som brukes i hovedboken, og identifiserer hver konto etter nummer. Din regnskapsmessige programvare bruker diagrammet til å identifisere kontoer som inntekter, ordinære aksjer, kontanter og avskrivninger som må inkluderes ved utarbeidelse av balansen.
Når du skriver opp diagrammet for kontoene dine, må du sette det opp slik at du ikke trenger å endre det i flere år. Hvis du sier at du ikke eier noen bygninger, men planlegger å kjøpe ett neste år, er det verdt å inkludere denne aktivaklassen i diagrammet. Ikke ta med klasser du ikke har planer om å bruke. Hvis bedriften din tilbyr tjenester og ikke har noen beholdning, er det ikke noe poeng å inkludere en beholdningsklassifisering i diagrammet. Hvis du har kontoer som bare inneholder små mengder, kan du se om du kan rulle dem inn i andre kontoklasser. Det vil holde diagrammet fra å bli altfor komplisert.
