I en perfekt forretningsverden ville ansatte ikke ha behov for et skriftlig ark med "dos and don'ts" angående dine forventninger til deres oppførsel, arbeidsvaner og etikk. Dessverre er lovbøkene fylt med saker som involverer arbeidstakere som har saksøkt sine arbeidsgivere for urettmessig avslutning på grunn av at de aldri ble fortalt at det var upassende å spille spill på datamaskinen, selge kontormøbler eller pilferforsyninger. Slik skriver du politiske uttalelser som sikrer at alle spiller med de samme reglene.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Ordbehandlingsprogramvare
Identifiser et personellproblem som må tas opp. Dette kan enten være et problem som eksisterer (dvs. kleskode brudd, fravær) eller et potensielt problem som kan oppstå ved en kommende fusjon, nedleggelse, outsourcing eller introduksjon av et nytt produkt eller en tjeneste.
Samle en uformell komité bestående av din HR-person, en advokat og representanter for gruppen som vil bli direkte berørt av den nye politikken.
Forklar til gruppen hvorfor du føler at en ny politikk er nødvendig. For å bruke eksemplet på en kleskode, kan argumentet gjøres at ansatte må profilere et profesjonelt bilde av selskapet for å tiltrekke seg og beholde kunder. Hvis kundene oppfatter at de ansatte ikke har satt seg tid eller bryr seg om deres utseende, kan de kanskje lure på om slik slumring skal strekke seg til håndteringen av deres forsikring eller salg av huset deres.
Be om tilbakemelding fra komiteen om hvordan problemet kan løses. For eksempel kan forslaget gjøres at mannlige medarbeidere har lov til å bruke åpne skjorter, men at de alltid må ha en frakk og slips tilgjengelig for møter med klienter. Andre ideer kan være å utpeke en dag i uken (det vil si "Uformelt fredag") for en avslappet kleskode eller å tillate ansatte som ikke har noen kundekontakt til å definere hvilken type klær som best passer til deres arbeidsforhold.
Gå gjennom forslagene og velg de som er mest brukbare. Gå tilbake til komiteen med denne listen og inviter diskusjon om (1) hvilken som representerer det beste kompromisset og (2) hvordan politikken skal håndheves.
Sett opp retningslinjene dine. Åpningserklæringen bør forklare i klart, ryddig språk hvorfor politikken er viktig. Den andre delen skal angi hva den nye politikken er, hvem den påvirker og hvilken dato den vil tre i kraft. Hvis det er flere komponenter i politikken (det vil si en liste over klær som ikke lenger er akseptable), bruk kulepunkter slik at disse vil skille seg ut. Den tredje delen av politikken bør forklare hvordan politikken skal håndheves og konsekvensene for å bryte den.
Se gjennom utkastet til politikkerklæringen med din HR-person og advokat for å sikre at alle baser er dekket og at språket er lett å forstå.
Bestem hvordan den nye policyerklæringen skal formidles til ansatte. Det mest populære formatet er et kontormemo som distribueres gjennom vanlige kanaler. Dessverre kan denne tilnærmingen legge deg til en ansatt som insisterer på at hun eller han heller aldri så det eller at den ble kastet ut ved et uhell. For å adressere dette scenariet, vil du kanskje inkludere en signaturlinje for hver ansatt under utsagnet "Jeg bekrefter mottak av og forståelse av denne policyen." Fordel to kopier. Be dem om å signere og returnere en av dem og holde den andre på filen eller i sin medarbeiderhåndbok.
Tips
-
Konsekvensene av å bryte en selskapspolitikk bør være i samsvar med graden av alvorlighetsgrad. For mindre overtredelser kan dette være noe så enkelt som et påkallelsesbrev plassert i arbeidstakerens personellfil, en dokke i lønn eller tilbaketrekking av et privilegium. For handlinger som er mer alvorlige som rusmiddelmisbruk, tyveri eller kompromiss med integriteten til selskapet, vil resultatet bli oppsigelse og i noen tilfeller innlevering av kriminelle anklager.
